Les reunions es poden fer sense una planificació adequada, fins i tot amb un propòsit clar i els participants adequats. L'ús d'una agenda per planificar una reunió pot ajudar a que la reunió s'executi de manera fluida i efectiva amb temes o temes clau. La planificació anticipada dóna als assistents a la reunió el coneixement de què esperar, el temps de preparar, i proporciona un ordre en què es tractaran les coses. Una altra raó per la qual els agendes són populars són que estalvien temps per a tothom.
Què és una agenda?
En poques paraules, una agenda és una llista o un pla. Aquesta llista inclou temes i problemes o problemes que es tractaran durant una reunió. Hi ha una varietat de formats d'agenda; el propòsit i el tipus de reunió determinaran quin format d'agenda utilitzarà. Els tipus d'agendes que s'utilitzen normalment són informals, formals, prioritzats i temporitzats. Familiaritzar-se amb cada format de l'agenda us permetrà triar el tipus adequat per a les vostres necessitats.
Informal i formal
Una agenda informal es refereix bàsicament a una llista informal d'articles que es discutiran durant una reunió i que sovint es rebran junts a l'últim moment. Una agenda formal segueix més d'un format. Aquest format inclou el tipus de reunió, enumera el facilitador de la reunió i enumera tots els assistents. L'ordre del dia segueix un ordre específic: crida a l'ordre, rotllo, minuts de l'última reunió, problemes oberts, negoci nou i ajornament.
Prioritzats i temporitzats
Les agendes prioritzades segueixen un sistema de prioritat. Els articles es donen un ordre segons la importància percebuda per al grup. Els temes es discuteixen en aquest ordre. Les agendes temporals es refereixen a l'ús d'una línia de temps establerta per a la reunió, generalment se li assigna un controlador de temps per ajudar a mantenir-se en tasca. En aquest format, l'agenda es configurarà en intervals de temps. Per exemple, 9: 30-9: 35: socialització / escalfament, 9: 35-9: 40: objectiu de la revisió i resultat desitjat, 9: 40-9: 50: revisar minuts de la darrera reunió.
Linia inferior
No dubteu a sol·licitar l'entrada d'altres participants a l'hora de crear una agenda. Els participants poden proporcionar informació valuosa sobre quins temes o temes cal discutir. Tenir els participants adequats és clau per a una reunió ben planificada i exitosa. Totes les agendes haurien de contenir el propòsit de la sessió; tenen resultats desitjats i clars; classificar els temes de l'agenda com a intercanvi d'informació o processament d'informació; i finalitzeu amb un resum del tema i una discussió sobre els propers passos.
