Els estats financers d'una empresa inclouen el compte de resultats, el balanç i el compte de fluxos d'efectiu. El compte de resultats resumeix els ingressos, despeses i beneficis en un període comptable. El balanç enumera els actius, passius i patrimoni dels accionistes, i la declaració de fluxos d'efectiu resumeix les entrades i sortides de caixa. Els estats financers precisos són importants perquè la gestió, els inversors, els creditors i els auditors externs depenen d'una informació fiable i completa per avaluar la salut financera i el rendiment de les empreses. La precisió comença amb les entrades del diari i acaba amb el cap executiu que certifica la fiabilitat de la informació.
Assegureu-vos de la precisió del procés d'introducció de dades, que inclou les entrades de les transaccions financeres a la revista i la publicació de les entrades del diari al llibre de notes. Si els professionals de l'entrada de dades fan errors matemàtics o introdueixen les dades en els comptes equivocats, fins i tot un paquet de comptabilitat sofisticat no la detectarà. La formació i el seguiment aleatori són dues maneres d'assegurar un control de qualitat en el procés d'entrada de dades. En un article de "Northern Nevada Business Weekly" de novembre de 2010, el comptador públic certificat Mike Bosma recomana que proporcioneu als administradors d'entrada de dades un gràfic imprès dels comptes de l'empresa per utilitzar-los com a referència per tal d'introduir les dades als comptes correctes.
Conciliar els registres comptables amb registres externs, com ara declaracions bancàries, factures de proveïdors, declaracions de targetes de crèdit i altres documents. Els números han de coincidir. Per exemple, el saldo en efectiu del vostre balanç hauria de coincidir amb el saldo final en el vostre extracte bancari. De la mateixa manera, el saldo de la deuda a llarg termini ha de coincidir amb el total dels saldos de la hipoteca i altres documents de préstec a llarg termini.
Comproveu si hi ha errors de balanç evidents. En una nota d'orientació publicada al seu lloc web, el Illinois Small Business Development Center de la Universitat Estatal d'Illinois recomana que els propietaris de petites empreses busquin errors evidents en el balanç, com ara un saldo negatiu en efectiu.
Reviseu el compte de resultats per possibles errors. El cost de les mercaderies venudes no ha de ser el mateix cada mes, ja que la seva composició de vendes variarà cada mes. Si teniu actius fixos, hi hauria d'haver una entrada per despeses d'amortització. Comproveu que heu realitzat les entrades d'ajust de les despeses acumulades, però no pagades, com ara despeses d'interès i despeses salarials.
Verifiqueu que heu realitzat ajustaments per a les despeses no efectives en el compte de fluxos d'efectiu. La diferència en el saldo net d'efectiu entre els períodes anterior i actual hauria de coincidir amb el canvi en els vostres extractes bancaris, assumint que els ingressos del préstec passen pels comptes bancaris de la vostra empresa.
Feu un seguiment amb el vostre comptador, el gerent de la botiga o el supervisor de magatzem si detecta anomalies. Per exemple, un saldo d'inventari superior al normal pot ser el resultat de molts articles obsolets o interromputs en estoc. Un alt valor de devolució de vendes pot indicar un problema de control de qualitat a les instal·lacions de fabricació o a les instal·lacions del vostre proveïdor.
