Un negoci té quatre grans estats financers: el compte de pèrdues i guanys, l'estat de fluxos d'efectiu, el balanç i el patrimoni net. El compte de resultats es denomina de vegades una declaració de resultats i pèrdues, i fins i tot es pot abreviar en una conversa a "P & L". Tot i que els programes de programari de comptabilitat poden simplificar la creació d'aquesta afirmació, també podeu generar una declaració de resultats i guanys a Excel. Haureu d'entendre les definicions d'ingressos, despeses, guanys i pèrdues. També heu d'especificar el període de temps que cobreix l'extracte. Per últim, haurà de decidir quin dels dos formats a utilitzar s'adeqüen als principis de comptabilitat generalment acceptats, ja sigui en el compte de resultats en un únic pas o en diversos passos.
Informació sobre una declaració de guanys i pèrdues
El compte de resultats o el compte de resultats compta amb informació sobre ingressos, despeses, guanys i pèrdues en un període de temps determinat. Els ingressos o els ingressos poden provenir d'operacions o de fonts que no estan directament relacionades amb les activitats principals de l'empresa. Els guanys són fonts inusuals i relativament imprevisibles d'ingressos, com ara rebre un pagament per liquidació d'un plet. Les despeses també poden ser despeses d'explotació, com ara els serveis públics i els salaris pagats, o les despeses no operatives com els interessos pagats pels préstecs. Les pèrdues són despeses inusuals i impredictibles, com ara l'eliminació d'actius a llarg termini a un valor inferior al seu valor.
Formats de declaracions de resultats
Els principis de comptabilitat generalment acceptats (GAAP) exigeixen un dels dos formats per a declaracions de resultats i pèrdues que es veuran per persones alienes a l'empresa. Els administradors poden trobar diferents formats més útils per a fins interns, però han d'assegurar-se que aquests informes no es donin als usuaris externs. Els dos formats compatibles amb GAAP són el compte de resultats en un únic pas i el compte de resultats en diversos passos. La diferència principal en aquests dos formats és com mostren el cost de les mercaderies (o serveis) venudes, i on situen els guanys i pèrdues en el comunicat.
Creació de la declaració de guanys i pèrdues en Excel
Podeu trobar-vos útil per veure exemples d'extractes de resultats abans de començar. Hi ha certs elements que són essencials per a la declaració independentment de les especificitats del vostre negoci. Tindreu un encadenament de tres files centrat a la part superior. La primera línia serà el nom comercial. El segon serà el títol de l'informe: Declaració de pèrdues i guanys. A la tercera línia, heu d'especificar el període de temps que cobreix l'extracte. Alguns exemples poden ser:
- Pel trimestre finalitzat el 31 de març de 2018
- Durant el mes acabat el 30 de setembre de 2018
- Per a l'any acabat el 31 de desembre de 2018
Deixeu almenys una fila en blanc després de l'encapçalament per obtenir més claredat. Els següents passos variaran en funció de si feu servir un pas únic o pas a pas, però es comparteixen alguns elements. Començaràs a la primera columna, i cada vegada que la informació ha de ser sagnat per distingir-la, passareu a la següent columna. Es modificarà l'amplada de la columna d'aquesta primera columna, de manera que la informació de la segona columna es reuneixi després dels primers diversos caràcters de la informació que hi ha a sobre, com a la imatge següent.
En qualsevol dels dos formats, enumera els ingressos primer, seguit de les despeses, amb un total de beneficis nets anomenats a la part inferior. Després d'introduir tots els títols de compte, omitirá una o dues columnes per deixar espai abans d'introduir els valors del dòlar. Estableix aquesta columna per mostrar-la com a moneda.
La declaració d'ingressos d'un sol pas
El compte de resultats en un únic pas utilitza una fórmula bàsica: el rendiment net és igual a ingressos i guanys menys despeses i pèrdues. Escriviu "Ingressos i guanys" a la primera línia i, a continuació, indiqui les següents línies on es mostren els diferents comptes d'ingressos i guanys de la vostra empresa. La línia següent es sagnarà una vegada més i dirà "ingressos i guanys totals". Després d'una fila en blanc, escriviu "Despeses i pèrdues" i, a continuació, indiqui les properes línies on es mostren els comptes de despeses i pèrdues. Es tornarà a sagnar per "despeses i pèrdues totals". La línia final és ingressos i despeses.
La declaració de renda variable
La diferència significativa en la instrucció de diversos passos en comparació amb el pas únic és que separa les operacions d'elements que no operen. La seva declaració començarà amb les vendes, el cost dels béns venuts i el benefici brut. Seguirà amb les despeses d'explotació, restant-los per trobar el subtotal titulat "ingressos d'explotació". A continuació, enumereu els ingressos, guanys, despeses i pèrdues no operatives, en aquest ordre i, a continuació, totalitzeu els elements que no funcionen. L'addició d'operacions i elements que no funcionen junts li donen els ingressos nets.
