Mitjançant l'auditoria amb regularitat, podeu millorar la precisió i la qualitat dels registres de la vostra empresa. Una auditoria normalment implica revisar els rebuts interns, així com els extractes bancaris per trobar errors. Alguns errors impliquen errors clericals descuidats i es poden solucionar ràpidament, mentre que altres són intencionats o fraudulents i poden causar danys importants.
Identifiqueu objectius d'auditoria, com ara descobrir errors involuntaris o reparar àrees que necessiten millora. Desenvolupar un marc general per descriure una rutina d'auditoria estàndard. Per exemple, creeu una llista de verificació d'auditoria que descrigui els mètodes d'informes detalladament.
Recolliu documents rellevants, com ara llistes detallades de les vostres despeses i extractes bancaris recents. Establiu un període de tall, com ara el final del mes, perquè pugueu conciliar transaccions en un període determinat. Moltes transaccions, com ara dipòsits, transferències i retirades, no esborren immediatament, sinó que requereixen uns dies abans de publicar al vostre compte.
Conciliar informació perquè els comptes bancaris reflecteixin transaccions reals. Eviteu fer front a dades des de llargs períodes de temps, ja que és més probable que estigueu aclaparat. Separeu les dades per subgrups de manera que, en comptes d'interrompre informació en un compte d'ingressos, podeu distingir categories com ara vendes, ingressos per interessos i reembossaments d'enviament.
Els resultats de la botiga es converteixen en un mètode segur i organitzat perquè pugueu recuperar informació ràpidament si ho necessiteu, com ara si l'IRS audita la vostra empresa. Eviteu descartar les proves de despeses (en general, per més de $ 75). Per minimitzar la quantitat de paper que utilitzeu, considereu utilitzar un programa de programari de comptabilitat (no només un full de càlcul o un llibre general) i escanejar els vostres rebuts.
Reviseu la legislació estatal i federal. Per exemple, el Congrés va aprovar la Llei Sarbanes-Oxley el 2002, que va canviar molts procediments d'auditoria. Mantingueu-vos al dia amb els límits de la normativa de l'IRS i els límits de la Corporació d'Assegurança de Dipòsits Federal (FDIC) per evitar el dipòsit de quantitats no segures.
Consells
-
Contracta personal, com un comptable a temps parcial o un ajudant temporal, per ajudar a ordenar la informació. No obstant això, consulteu amb un Comptador Públic Certificat (CPA) si trobeu problemes complexos.
Avís
Funcions separades que impliquin efectiu per enfortir els controls interns. Per exemple, un empleat que registri la informació no hauria de ser la mateixa persona que compta amb diners en efectiu diàriament.
