Conèixer el públic és clau per escriure una carta per presentar la vostra empresa o organització. La vostra intenció és un altre fet essencial per escriure una comunicació comercial eficaç que transmeti al vostre lector el propòsit i l'estructura de la vostra organització. El propòsit d'una carta d'introducció varia des de l'anunci de l'arribada de la vostra empresa al mapa de la comunitat a una organització caritativa que demana suport financer i en espècie de donants i voluntaris.
Contracta el màxim executiu de la vostra empresa i algú familiaritzat amb conceptes de màrqueting o amb un membre del personal responsable de comercialitzar l'organització per crear una carta d'introducció. L'executiu o el fundador de la vostra empresa pot donar una idea sobre l'objectiu de la companyia i per què va ser fundat i el vostre gurú de màrqueting pot aclarir com atraure la base de clients de l'empresa.
Voteu al millor format per a la vostra carta d'introducció. Si la vostra organització té una forta xarxa de xarxes socials i una base de clients que prefereix la comunicació tradicional, redacteu dues versions de la vostra carta d'introducció. Creeu un missatge que sigui viral i un altre més apropiat per a la difusió de còpies.
Construiu el vostre primer paràgraf amb el públic en ment. Recurs als filántropos amb una obertura com "Cada any, la Fundació ABC ajuda a milers de dones desplaçades a reconstruir les seves vides". No obstant això, els futurs empresaris apreciaran la inclinació empresarial d'una introducció que expliqui els orígens humils de l'organització, com ara: "XYZ Corporation va començar en el garatge de Steve Wilson com a afició dues dècades abans que l'americà mitjà pogués permetre's un ordinador personal". Utilitzeu la resta del primer paràgraf per descriure l'origen o la fundació de la vostra organització.
Esborreu el segon paràgraf de la vostra carta d'introducció per explicar què fa la vostra empresa o organització: si treballeu treballadors desocupats o desocupats, descriu els tipus de capacitació laboral que proporcioneu. De la mateixa manera, si ven productes als mercats globals, descrigui les moltes nacions que la seva empresa impacta a través de la distribució dels seus productes a clients de tot el món.
Creeu una imatge de l'estructura de la vostra organització al vostre tercer paràgraf. Eviteu simplement referir-vos a un organigrama: la vostra carta d'introducció no hauria de tenir fitxers adjunts. Descriu l'equip de lideratge executiu i com cada membre de l'equip participa en l'estratègia de desenvolupament de l'empresa. Expliqueu als lectors sobre les funcions departamentals de la vostra empresa i com interactuen els departaments. Reconeixeu el vostre capital humà; expliqui com les qualificacions i els coneixements dels seus empleats i com contribueixen a l'èxit de l'organització. "Els empleats de XYZ Corporation tenen una combinació de 75 anys d'experiència en xarxes informàtiques i desenvolupament de programari" és un exemple de reconeixement dels coneixements professionals dels seus empleats.
Embolcalla la lletra en un quart paràgraf a través de la descripció del propòsit de la teva introducció. Si sou nou a la comunitat empresarial, convideu clients i fins i tot a altres empreses a aturar-se a la vostra botiga o visitar el vostre lloc web. Per a una carta d'introducció que demana donació, reitereu el propòsit de la vostra organització, els seus èxits passats i sol·liciti donacions. Activa els teus lectors per obtenir més informació sobre la teva empresa i organització.
Prepareu una línia de signatura per al líder executiu o organitzador de la vostra empresa. Sempre que sigui factible, prepare còpies de la carta per a signatures individuals i originals, que aporten un toc personal i càlid a la comunicació empresarial.
