La planificació i la programació van de la mà. Un pla és la teoria o els detalls sobre com es farà una cosa així com un projecte. S'utilitza un pla per crear un full de ruta per assolir un objectiu. Un calendari, quan està enllaçat amb un pla, està assignant dates i dates a passos específics del pla.
Planificació
Un pla requereix un resultat i és el full de ruta per arribar des del moment actual al futur objectiu. Els plans poden ser a curt o llarg termini. Sempre participen detalls i passos específics que guien el pla de principi a fi. Els plans sempre han de permetre esdeveniments imprevistos; per exemple, si una part del pla és contingent en un factor extern, el pla hauria de tenir en compte aquest esdeveniment.
Programació
Programació és el procés de determinació de dates i dates per assolir objectius específics. Els horaris, com ara els plans, poden ser a llarg termini o a curt termini. Sovint, els horaris a curt termini són molt importants i estan vinculats a programes a llarg termini. Quan es treballa amb un calendari organitzatiu o institucional, és important que els diferents actors que treballen en un projecte coordinin les seves programacions i tinguin accés als horaris d'altres per assegurar un bon flux de treball.
Vinculació de plans als horaris
Fer un pla preestablert i convertir-lo en un calendari aplicable pot ser una tasca molt complexa en funció de l'abast del projecte. Els plans han de ser molt detallats i minuciosos. Les estimacions han de ser precises per determinar les línies de temps. Errora al costat de la precaució. Si no es dóna una estimació adequada, el calendari complet es retardarà.
Variacions i contingències
Qualsevol pla programat ha de contenir disposicions per a variacions imprevistes. Les coses apareixen, i el pla ha de tenir una disposició per fer front a aquests esdeveniments. Per exemple, si una empresa està fabricant un nou producte i compta amb un proveïdor extern per a peces i que el proveïdor retarda el seu enviament, què? El pla ha de tenir una solució per tractar aquest esdeveniment. Una solució podria ser treballar en una altra fase del projecte que es guardava per a posteriors.
Tecnologia
La gestió de projectes a gran escala pot ser difícil d'organitzar, especialment quan es gestionen diferents parts, empleats i recursos. Hi ha alguns excel·lents programes de programari com Microsoft Project que ajuden en aquest procés. Aquest programari pot ajudar tant en la planificació com en la programació, alhora que permet flexibilitzar el projecte amb els canvis realitzats durant la marxa, tot coordinant-se amb els participants del projecte.
