L'inventari just-in-time, o JIT, és un procés dissenyat per reduir la inversió empresarial en inventari, alliberant fons per invertir en altres parts de l'empresa, com el treball o la infraestructura. Les empreses aporten quantitats reduïdes de matèries primeres, basant-se en un sistema de comptabilitat sofisticat que prediu futures necessitats d'inventari i les ordena just abans que es necessitin. Les entregues són més petites però més freqüents, creant un estoc gegant de subministraments frescos. L'objectiu d'aquest sistema és comptar amb els components lliurats a la instal·lació poc abans que siguin necessaris en comptes de mantenir un gran inventari de peces o ingredients a la mà. Amb menys diners vinculats a materials en instal·lacions d'emmagatzematge, les empreses poden millorar o expandir-se amb més facilitat.
Hi ha una sèrie d'avantatges i desavantatges dels sistemes d'inventari just-in-time. D'altra banda, el capital de treball no està lligat, hi ha menys possibilitats d'inventari que esdevingui obsolet en l'emmagatzematge i és més fàcil canviar les comandes de producció perquè hi ha tan poc producte a la mà per superar. Tot i això, no és positiu. Fins i tot amb estalvis importants a tot el tauler, hi pot haver bastants desavantatges del JIT per fer que qualsevol propietari de l'empresa faci un seguiment seriós del procés.
Desventatges d'inventari just a temps
En sistemes d'inventari just a temps, les empreses demanen que la quantitat mínima d'inventari es faci fins a la pròxima data de lliurament. Un restaurant que utilitzi aquest sistema en un horari de lliurament quinzenal només ordenarà prou menjar per durar una mitjana de quatre dies de negoci. La majoria d'aquests sistemes es basen en xifres de comparació de l'any anterior, i assumeixen que els negocis romandran relativament estàtics d'any en any. Si el principal competidor del restaurant surt de negocis de sobte, es pot veure una pujada sobtada d'ingressos que no s'havia planificat amb antelació. Com a resultat, potser no hi hagi prou menjar a les prestatgeries per durar la setmana. Trobar fonts alternatives per al subministrament d'aliments d'emergència pot ser impossible o, en el millor dels casos, molt car.
D'altra banda, una caiguda sobtada i inesperada en els negocis pot significar un excés d'ingredients a les prestatgeries, que possiblement es malmeti abans d'usar-la. Amb un sistema automatitzat, pot ser de dos o tres cicles d'inventari abans que un empresari pugui ajustar la quantitat de producte que entra. Això també planteja un problema per al proper any, ja que el sistema espera una reducció del negoci i és probable que no ordeneu prou ingredients per a la setmana.
Dificultat amb sorpresa en negocis extra
Un dels grans desavantatges comercials just a temps és la manca de flexibilitat en el cas de la bona fortuna. En la majoria de les empreses, un client que entra i vulgui demanar una quantitat massiva de productes és una bona cosa. Per a una empresa de samarretes amb un nou compte escolar, pot significar que el nou client esperi més temps del que vol només per obtenir un ordre complet. Les petites empreses no es poden permetre el luxe de reduir la fuga de vent, però pot ser gairebé impossible trobar suficients matèries primeres a curt termini per atendre aquells nous clients rendibles.
Això es pot resoldre d'una de dues maneres. En el primer cas, els nous clients poden obtenir el seu ordre desitjat, però hauran d'esperar molt més per obtenir-lo per falta d'inventari. Depenent del tipus de camisa que desitgin, pot trigar setmanes a trobar un subministrament prou gran per satisfer els nous clients. D'altra banda, si l'amo de la botiga de camises aconsegueix trobar un subministrament preparat de camises bàsiques que satisfaci el client, és probable que costin més diners que el proveïdor normal de la botiga que cobrarà. El client inesperat pot arribar a costar els diners de la companyia reduint el marge de benefici al costat de res.
Es requereix més planificació i formació
Moltes empreses petites realitzen inventari i material a mà amb paper i llapis, almenys al principi. Fins i tot els prou grans que necessiten o volen un programa d'inventari d'ordinador ho fan amb aplicacions simples. En la majoria dels casos, n'hi ha prou amb fer un inventari un parell de vegades al mes, només per fer un seguiment del que necessiteu. En aquests casos, l'inventari és un procés senzill i es pot ensenyar fàcilment a qualsevol empleat en un curt període de temps.
Amb un sistema d'inventari JIT, tot el procés d'inventari és més complex. Els empleats han d'estar capacitats per fer un inventari altament detallat de manera molt freqüent. L'exactitud és fonamental perquè tot el sistema de comandes de l'empresa es basa en aquests números. Els empleats hauran d'aprendre a utilitzar sistemes informàtics elaborats, que poden ser desafiants per a aquells que no estan familiaritzats amb els ordinadors instal·lats a l'oficina. Per formar i mantenir els empleats que poden gestionar aquests drets d'inventari, és possible que hagi d'augmentar els costos laborals. A més, haureu de trobar proveïdors que estiguin disposats a treballar amb vosaltres oferint subministraments diverses vegades cada setmana sense afegir càrrecs de lliurament exorbitants a cada comanda. També és una pràctica intel·ligent crear relacions amb proveïdors menors per a subministraments d'emergència en cas d'interrupció del procés d'inventari / lliurament.
Una cadena de subministrament estricte significa menys control
La majoria dels propietaris de petites empreses estan orgullosos de la seva capacitat per pivotar i canviar les coses ràpidament quan les forces econòmiques que l'envolten demanen. Amb sistemes d'inventari just a temps, és molt més difícil fer-ho. Normalment, un restaurant de barri farà saber quan ocorreran les celebracions locals i s'ordenarà en conseqüència. Però si el pastisser descobreix que un nou planificador de noces busca un subministrament d'emergència de pastissets de luxe, té poques possibilitats d'augmentar i aconseguir el treball.
Fins i tot si aconsegueix aconseguir l'ordre de cupcake, si el proveïdor de pastisseria de pastisseria de plata no està disponible, té menys opcions per oferir el nou client potencial. Qualsevol tipus d'interrupció de la cadena de subministrament en qualsevol lloc del sistema tindrà en última instància impacte en la línia inferior de la petita empresa mitjançant aquest sistema. Amb menys opcions per oferir als clients i menys oportunitats de canviar els plans empresarials amb poca antelació, l'inventari just a temps pot reduir les oportunitats que d'una altra manera podria fer créixer una petita empresa.
Problemes amb desastres naturals
Els tornados, els huracans, les inundacions i altres desastres naturals poden tenir un gran impacte en qualsevol negoci, així com els disturbis civils o les accions policials. La diferència amb els sistemes d'inventari just a temps és que l'efecte es pot sentir molt més dràsticament. El perill no és només el que succeeix quan sorgeixen emergències prop de l'empresa, sinó també quan ocorren en altres àrees en què el proveïdor d'un negoci passa a ser.
Una cafeteria local que utilitza l'ordre JIT generalment mantindrà suficients beans a la mà durant tres o quatre dies de vendes mitjanes. Poden emmagatzemar un subministrament addicional de dies addicionals però no més d'això. Si el seu tocador, ubicat al següent estat, és colpejat amb un tornado o un incendi, el propietari de la cafeteria tindrà poc temps per buscar i trobar un nou proveïdor comercial. Si els seus clients estan acostumats a una determinada barreja de combinacions de propietats, és possible que no pugui mantenir les seves portes obertes durant més de pocs dies abans de quedar-se sense inventari.
La necessitat d'inversions tecnològiques més altes
Els sistemes d'inventari just a temps són tan complexos que són pràcticament impossibles d'utilitzar sense programes informàtics i dedicats. Les empreses necessitaran el seguiment de l'inventari, la creació d'ordres, la predicció de vendes i un seguit d'altres programes perquè aquest sistema funcioni correctament. Això significa una gran inversió tant en maquinari com en programari més temps de formació per a directius i empleats. Hi haurà costos laborals addicionals, funcions addicionals de supervisió i més temps necessari per a la introducció de dades.
Una vegada que tots aquests sistemes estan instal·lats i les persones han estat entrenades, tota l'empresa ara confia en que el sistema informàtic funcioni perfectament. En la majoria dels casos, ho fan, però els problemes sorgeixen. Aquesta és la raó pels departaments de TI. Qualsevol empresa amb un sistema JIT necessita tenir una relació amb un professional de TI familiaritzat amb el maquinari que té instal·lat, així com una familiaritat amb els professionals que treballen per a l'empresa JIT. Cap empresa pot permetre's tenir el seu sistema d'inventari fora de línia durant dies, ja sigui per error en el programari o per error en l'equip. La reparació d'emergència pot ser costosa i potser ni tan sols estar disponible per a nits o dies festius. Els propietaris d'empreses intel·ligents creen un pla de còpia de seguretat per a emergències, però són preferències temporals.
Dependència necessària en un proveïdor
La configuració d'un sistema JIT requereix la creació de relacions amb proveïdors importants que lliuraran les matèries primeres setmanals que necessita una empresa. Si bé aquests vincles comercials poden ser un benefici per a qualsevol empresa, també hi ha desavantatges d'aquest acord.
Un propietari d'un restaurant de pizzes que compta amb una empresa de subministrament de restaurants té l'avantatge de saber quant pagarà pepperoni i farina cada setmana, cosa que facilita el control dels costos dels aliments. D'altra banda, està limitada en la seva capacitat de mirar al voltant dels competidors del seu proveïdor per veure quins preus ofereixen per als mateixos productes. Si un proveïdor de la ciutat ofereix pepperoni a la meitat de preu aquesta mateixa setmana, no pot simplement fer un sol ordre abans de tornar al seu proveïdor estable. Ella pot canviar els proveïdors, però no hi ha manera de comprar-se per trobar els millors preus cada setmana.
El mateix problema passa si el proveïdor decideix augmentar els preus. El propietari de la botiga de pizza està atrapat pagant els preus més alts fins que pot trobar un proveïdor similar que ofereix millors preus i que estigui disposat a treballar amb ella en el seu calendari de comandes. De qualsevol manera, l'inventari JIT redueix severament la capacitat del propietari d'una empresa per trobar el millor cost de les matèries primeres en forma oportuna.
Problemes amb la satisfacció del client
Quan funcionen els sistemes d'inventari just-in-time, funcionen bé. Tanmateix, quan es descomponen aquests sistemes, les empreses poden patir múltiples fronts. La manca d'inventari significa pèrdua de negoci, però això només és l'efecte immediat. Els clients insatisfets que no poden obtenir el que volen o que han d'esperar més del que és habitual per complir les seves ordres són un veritable problema en l'entorn empresarial actual.
Internet té una gran influència en gairebé tots els petits negocis, i els clients infeliços tenen una major quantitat de poder per fer mal als negocis que mai. Reviseu llocs com Yelp i Facebook, Twitter i altres llocs de xarxes socials que donen als clients una veu que mai abans no havien tingut. Una mala revisió, si s'escriu amb un estil divertit o impactant, pot ser suficient per ferir malament qualsevol empresa petita avui. Les revisions virals comercials són coses de la llegenda d'Internet, i algunes s'han repetit durant anys. En una època en què cada client té el poder de tancar un negoci, si està prou motivat, els empresaris van més enllà per mantenir-los contents. Mantenir l'inventari suficient en estoc per mantenir satisfets els clients pot ser una gran part d'aquesta estratègia.
