Els faxos són documents clau en moltes indústries perquè proporcionen un facsímil legal d'una signatura. Per exemple, serveixen com a documentació legal a la indústria d'importació i exportació, on sovint hi ha parts separades a milers de milles. Un negatiu sobre els faxos és que es poden perdre fàcilment o enviar-los al lloc equivocat, tret que proporcionin instruccions específiques als destinataris. Aquí és on entra un full de fax. Les fitxes de fax poden variar des d'instruccions escrites a mà en un full en blanc fins a formularis dissenyats professionalment amb el logotip de l'empresa, espais detallats per a noms, números de telèfon, caselles de verificació per a detalls bàsics i un lloc per escriure instruccions. Crear un full de fax gratuït és un procés senzill.
Fonts gratuïtes de fulls de coberta de fax
Consulteu el vostre programari de processament de textos per veure si hi ha plantilles gratuïtes de fulls de coberta de fax, que es poden trobar buscant a l'ordinador per a plantilles. Per exemple, Microsoft Word proporciona plantilles (consulteu Recursos). Les plantilles de Microsoft, quan s'obren, es poden desar a l'ordinador si utilitzeu Microsoft Word.
Feu el vostre propi full de fax cobrint el vostre programa de processament de textos i seguiu un format bàsic.
Escriviu la vostra pròpia carpeta de fax si no teniu una computadora a mà. Això fa el treball, però no té l'atractiu professional d'un full de portada dissenyat digitalment.
Format d'una fulla de portada de fax
Introduïu la paraula "Fax" o "Full de coberta de la transmissió de fax" en lletres grans a la part superior del full. Això ho identifica com a portada, separat del document que envieu.
Justifica els encapçalaments següents en aquest ordre, saltant una línia entre cadascun: "Data:", "Des de:", "Telèfon del remitent" i "Devolució del número de fax:". Identifiquen l'origen del fax perquè pugui veure's fàcilment si el destinatari l'està esperant. També contenen la informació de contacte necessària del remitent.
Ompliu dues o tres línies i continueu amb aquests encapçalaments: "A:", "Número de fax:" i "Número de telèfon:" La identificació del destinatari assegura que el fax el faci al destí correcte. Posar el número de fax del destinatari fa que sigui més fàcil teclejar el número correcte a la màquina de fax sense portar notes. Tenir el número de telèfon de contacte del destinatari permet al remitent realitzar una trucada ràpida per confirmar que s'ha rebut el fax o si està malmès en la transmissió.
Ompliu un parell de línies i afegiu un encapçalament que diu "Nombre de pàgines que inclouen coberta:" Es diu que el nombre de pàgines que inclou el full de la portada elimina la confusió.
Omet dues o tres línies i llista l'encapçalament "Assumpte:" Aquí és on el remitent pot explicar breument el document adjunt.
Posem l'encapçalament "Notes:" a "Assumpte" perquè el remitent pugui escriure instruccions com "Entregueu immediatament a la Sra. Jones" o "Truca'm quan ho facis" o "Si us plau, marqueu-lo, inicieu-lo i envieu-lo per fax".
Consells
-
Clarity és la qualitat més important d'un full de cobertura de fax. Escriviu en negreta els encapçalaments si esteu creant el full en un programa de processament de textos. Si teniu la mà escrivint el full, imprimiu clarament i subrayeu els encapçalaments.
