El sistema de nòmines proporciona el mitjà necessari perquè l'empresari processi la seva nòmina. Mentre el sistema de nòmina satisfaci les necessitats de nòmina de l'empresari, aquest pot utilitzar el sistema que vulgui.
Manual
S'hauria de triar un sistema de nòmina manual després d'una deliberació acurada. Aquest sistema requereix que la persona de la nòmina processi tota la nòmina a mà; augmentant la probabilitat d'errors. Els empleadors haurien d'anar amb un sistema de nòmines manual només si tenen pocs empleats. L'avantatge d'aquest sistema és que és barat d'implementar.
Els empresaris poden comprar fulls horaris estàndard d'una botiga estacionària i fer que els empleats els completin. L'empresari pot realitzar càlculs salarials i fiscals en una calculadora, escriure manualment xecs de pagament o cops de pagament o utilitzar una màquina d'escriure i mantenir dades de la nòmina en paper en caixes d'emmagatzematge. Tot i això, intentar utilitzar aquest sistema si no es coneix sobre les lleis de nòmines o si la nòmina és massa gran, pot provocar un xec de pagament imprevist i processament fiscal.
Computadora interna
El sistema informatitzat intern és una alternativa viable si un empresari vol eliminar el processament manual de la nòmina. Aquest sistema implica l'ús del programari de nòmina, com ara Z-Pay, Ultipro i QuickBooks, que poden emmagatzemar dades de nòmines per al compliment del registre. Calcula els salaris i les deduccions en funció de les dades introduïdes. Per exemple, la persona de la nòmina entrarà en el lloc de treball de l'empleat, l'estat de treball i les bonificacions en el programari de nòmina. El programari de nòmina té les taules retencions federals i estatals codificades en el sistema i realitza els càlculs.
Aquest sistema requereix que l'empleat inverteixi i mantingui el programari de nòmina. Depenent de la complexitat del programari, el personal de nòmina pot requerir una formació exhaustiva. Si la nòmina és petita, l'única persona de la nòmina pot gestionar el processament de la nòmina. Però si la nòmina és gran, amb milers d'empleats, un empleador hauria de contractar un personal de nòmina completa, que pot incloure un empleat / auxiliar de nòmines, un especialista en nòmines, un supervisor de nòmines i un administrador de nòmines. Aquest sistema pot resultar car per als empresaris.
Outsourced
L'externalització de la nòmina a un proveïdor de serveis de nòmina sol ser una alternativa rendible i econòmica per als empresaris. Els serveis de nòmina tenen professionals de la nòmina que processen la nòmina de clients, inclosos els pagaments directes de dipòsits, xecs en directe i el processament de W-2. Els empresaris paguen una tarifa plana per aquest servei, eliminant la necessitat de pagar un salari i un benefici del personal de nòmina. A més, els empresaris no han de fer front a problemes de programari de nòmina. En última instància, la nòmina d'outsourcing dóna un temps a l'ocupador per centrar-se en altres deures.
Molts proveïdors de serveis de nòmina ofereixen solucions de nòmina en línia, que permeten als empresaris accedir a les dades de nòmines dels empleats i als registres de nòmines en línia. A més, els serveis de nòmina normalment ofereixen als clients diferents mètodes de transmissió d'hores de nòmina per cada període de pagament, com per fax, per correu electrònic o per Internet.
El desavantatge de la subcontractació és que quan els empleats tenen problemes de nòmina, pot ser que l'ajuda immediata no estigui disponible. A més, quan un servei de nòmines fa certes falles d'impostos a la nòmina, l'IRS penalitza l'empresari, no el servei de nòmina. En conseqüència, alguns empresaris contracten un administrador de la nòmina local que treballa com a enllaç per al servei de nòmina i l'empresari.
