És fàcil caure sota la malaprensió que els diners comercials fan una de les dues coses: entrar o sortir. Hi ha una tercera categoria: Limbo.Quan està en limbo, els diners estan esperant l'atribució del compte o encara no s'han rebut o rebut. De vegades, aquests fons es fan un seguiment a través d'un compte temporal, una estació de tipus de manera. Popularment conegut com el "compte de compensació", aquests sovint es denominen comptes de rentat, comptes de bescanvi, comptes de saldo zero i fins i tot comptes temporals.
Què és un compte de compensació?
L'esborrany dels comptes de vegades es pot confondre amb "comptes de suspens": és comprensible, ja que ambdós són comptes temporals que esperen més informació abans que pugui passar un següent pas.
On es diferencien és que un compte de suspens es tracta de resoldre un misteri o un problema. Potser un client ha pagat diverses coses a la vegada en una suma global i hi ha alguna lluita per desxifrar com es descompon aquest pagament. El pagament s'inverteix en el compte de suspens fins que es resolgui i s'entén on pertanyen els diners.
Tanmateix, el compte de compensació és molt semblant a un llibre general utilitzat com a recordatori de serveis o mercaderies rebudes o venudes que encara no s'han facturat o d'altres transaccions que encara no es poden registrar detalladament. De vegades, s'utilitza com a forma de fer un seguiment d'un projecte en curs, per exemple, una renovació d'oficina on les factures es presenten periòdicament, però que necessiten un pagament global a un contractista general en una data posterior. Una vegada que el pagament es faci i es realitza, es pot publicar als comptes correctes i esborrar del compte de compensació.
Un altre exemple és una empresa que treballa en llibres finals d'any fiscal. Poden aparcar els ingressos i els costos relacionats amb aquest projecte en el compte temporal o de compensació fins que es completi la revisió. En aquest moment, poden transferir aquests ingressos i despeses del compte de compensació als seus guanys nets.
Quan un negoci necessita un compte de compensació
El volum generalment té molt a veure amb la necessitat de netejar comptes. Digueu que hi ha nòmina amb qui enfrontar-se. El compte de compensació de nòmina ha de ser un compte de saldo zero. Només després de comptar els pagaments, abans de ser emesos als empleats, els fons de nòmines es transfereixen al compte de compensació. Quan es reben, el compte es torna a zero i tots els pagaments estan registrats.
Potser hi ha una empresa que fa molts negocis en efectiu, com un servei de reunió que recull de persones durant tot el dia i rep diners en efectiu en cada parada o dues. Aquest propietari pot utilitzar un compte de compensació per registrar ràpidament transaccions i diners en efectiu fins que pugui registrar correctament i assignar fons als seus comptes correctes al final del dia o al final de la setmana.
Quan hi ha un flux constant d'ingressos que entra o surt, un compte de compensació pot ser útil per fer un seguiment del que està en transició o cal tenir en compte en les pròximes setmanes.
És important tenir en compte que tot el punt d'ús de comptes de compensació és fer que la vida sigui més senzilla durant la fase de transició amb diners. Si s'utilitza només un sol compte de compensació per a tot tipus de transaccions, es derrota el propòsit.
Una empresa ha de tenir un compte de compensació de nòmina i una altra per gestionar les despeses, i així successivament. En fer-ho, els diners es mantenen en les seves categories apropiades per facilitar la resolució de problemes i el control, segons sigui necessari. No hi ha límit de quants comptes de compensació que una empresa pot utilitzar en pràctiques comptables, ja que són comptes de saldo zero que no estan destinades a mostrar en els comptes comptables finals. Es tracta de què té sentit registrar les transaccions i fer que el saldo dels llibres sigui correcte.
Com configurar un compte de compensació
La configuració d'un compte de compensació depèn d'on ho feu. Digueu que Quickbooks és el programari que trieu. Obriu "llistes" i, a continuació, seleccioneu "Carta de comptes" i feu clic amb el botó dret a qualsevol lloc d'aquí, i seleccioneu "nou". Ara hauria d'haver-hi una finestra "afegir nou compte", així que seleccioneu el botó "banc". Quickbook assenyala que hi ha diversos tipus de compte per triar, però "banc" és el millor per a un compte de compensació a causa de la flexibilitat que ofereix.
"Banc" us permet pagar al compte mitjançant "rebre pagaments" o "fer dipòsits". Quan pagueu, podeu fer servir "xecs d'escriptura" o "pagar factures". Un altre avantatge és que el compte bancari serà un balanç ítem, així com un extracte de fluxos d'efectiu, que mostra com saldos i també canvis en saldos.
A continuació, hi ha la pràctica perquè assignar despeses a costos generals oa classe utilitzant xec verificacions significa necessitar un compte "bancari" per al compte de compensació.
Però, tornant a crear el compte de compensació: una vegada que heu seleccionat "banc", feu clic a "continuar" i ara introduïu un títol al camp del nom del compte: esborrar, canviar, esborrar, temporals són noms bons per a aquest compte, i potser per a quin departament. Com ara "comptes de liquidació de pagaments".
No introduïu ara un saldo inicial. Només deseu-la i tanqueu-la.
Però espera, hi ha més
Cada programari de comptabilitat ofereix diferents opcions i controls de compte. El suport del producte tindrà els passos indicats per instal·lar comptes de compensació d'aquest sistema. Si la vostra empresa és una empresa petita i fa servir serveis externs per a la comptabilitat de finals d'any, és prudent que consulteu el vostre comptador per veure el que suggereix com la millor manera de preparar comptes de compensació per a les necessitats del vostre negoci. Podeu indicar quines categories de comptes de compensació beneficiarían les vostres operacions.
Ja sigui que useu Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks o qualsevol altre sistema de comptabilitat, les seves pàgines d'assistència us explicaran com començar a netejar els comptes, perquè són tan fonamentals per a la majoria de pràctiques de comptabilitat empresarial. Alguns programes de comptabilitat basats en núvol i fins i tot QuickBook compten amb complementaris de tercers que ofereixen solucions de comptes de compensació a mida que poden valer la pena investigar.
Mantenir comptes amb els comptes de compensació
L'eliminació de comptes és excel·lent per gestionar el flux de diners i mantenir-se al corrent dels patrons de trànsit en efectiu. Però tot això pot desaprofitar-se si no hi ha ningú responsable de mantenir actualitzat el compte de compensació.
S'ha de revisar mensualment un compte de compensació. La reconciliació és un paper crític en l'èxit del compte. Sense la reconciliació, els comptes de compensació són quelcom més que clar.
Un mes té molt de temps per designar un compte d'operacions per a cada transacció que figura al compte de compensació. Aquest és el termini suficient per transferir els fons adequats a aquests comptes per aquestes entrades.
Tot el que queda en el compte de compensació després d'aquesta durada és una transacció que necessita perseguir. Com per exemple, per què no és que la verificació sigui cobrada per un proveïdor? Fins i tot es va rebre? Si no, podria mico amb la capacitat de l'empresa per rebre accions o aconseguir els serveis necessaris en forma oportuna.
Garantir que es cobrin xecs, no només rebre dipòsits, és part de ser un negoci exitós. Després de tot, quan els proveïdors de serveis s'adonen que són responsables dels diners que vénen i surten, crea millors relacions de treball per al llarg recorregut, perquè saben que està prestant atenció a pagar-los pels seus serveis.
Com escriure comptes de compensació en un full de càlcul
La nòmina és un ús popular per a un compte de compensació i és un gran exemple de com funciona un compte de compensació.
Igual que qualsevol compte de compensació, els comptes de compensació de nòmina són un compte de saldo zero. A causa de la naturalesa anual de la nòmina i de quina manera les coses poden canviar tan sovint en la retenció d'impostos i altres deduccions, és bo utilitzar un compte de compensació per ajudar a reconciliar aquestes coses. I, quan es produeixen errors o cal fer ajustaments, pot ser un procés més senzill per resoldre quan es troba en un compte de compensació de treball en progrés versus una línia de comanda en A / P o A / R. És per això que els comptables estimen l'ús de comptes de compensació: ajuda a evitar entrades desordenades en altres llocs.
- Salaris 22.476 dòlars
- Compensació del treballador $ 1,348.56
- Impostos als empleats $ 4,719.96
- Honoraris de la nòmina: 77 dòlars
- Esborrar el saldo del compte $ 28,621.52
Totes aquestes sumes es llisten com a domiciliació a la part esquerra del llibre comptable. El saldo del compte de compensació és el total dels salaris, els comp de treballadors, els impostos de l'empresari i les taxes de nòmina: tots els diners implicats en la distribució dels salaris.
A la part dreta del llibre major, el crèdit figura en $ 28,621.52, el mateix que el total del compte de compensació dels ingressos salarials.
Una vegada que es cobren els xecs de pagament, la suma hauria de ser de fins a $ 22,476, i això es pot reconciliar a zero. Quan el pagament del comprador del treballador es dirigeix al govern, això es converteix en zero. Així mateix, per a les presentacions fiscals i el pagament dels serveis de nòmines.
Per tant, a mesura que cada línia de comanda es cobra o paga durant tot el mes, o al final del mes, es reconcilia i, després de tot això, el compte de compensació hauria de tornar a un saldo zero. Aquí és on prové el terme "zeroing out": és el resultat de la reconciliació dels elements del compte de compensació.
Com esbrinar la liquidació de comptes a QuickBooks
L'equip d'Intuit darrere de QuickBook ha fet d'utilitzar comptes de compensació un procediment bastant senzill.
Primer, creeu una entrada de diari i, a continuació, afegiu el compte A / R o A / P a partir del qual estàs movent diners. Ara afegiu el compte de compensació. Desa aquesta entrada de diari.
A continuació, creeu un segon registre de diari i afegiu el compte de compensació a aquesta entrada. A continuació, afegiu el compte A / P o A / R a la qual et mourà diners.
Finalment, a "Pay Bills" o "Receive Payments", uniu aquestes dues entrades del diari junts.
Quan no succeeixin els saldos zero
Tant si s'utilitza per a la nòmina, els comptes a pagar, les transaccions en efectiu que requereixen resolució posterior o cobraments, els comptes de compensació gairebé sempre han de tornar a zero després que les transaccions entren i surtin. Quan es netegen comptes no es reconcilien a zero, provoca problemes que s'aplicaran al llibre general.
La reconciliació és la mateixa que amb altres comptes. Si els pagaments vénen que no coincideixen amb el dòlar per dòlar, és important preguntar-se per què. Si es paguen pagaments per quantitats incorrectes, cal solucionar-les. Si no es cobren xecs, és el moment d'aconseguir que es cobrin. Tot això es converteix en la reconciliació del compte de compensació. Quan els totals correctes s'aturen, el compte de compensació arribarà a zero i el procés de compensació pot tornar a començar.
Consideracions finals
Quan les petites empreses estan involucrades, netejar els comptes pot tenir desavantatges. Si no hi ha prou transaccions per justificar l'addició d'aquesta capa de transparència i redundància, pot ser un treball extra que és innecessari. Les entrades sense resoldre que estan fora de peniques i en dòlars poden generar més molèsties del que valen, però mantenir-les al cim d'una setmana a la setmana i mes a mes pot mantenir-les al mínim.
A més, és possible que també tingui un impacte negatiu en la part inferior de les petites empreses. Pot ser que la transferència de fons a un compte de compensació pot significar perdre guanys d'interessos en l'estalvi corporatiu, que probablement no serà una suma important, però no cada cèntim compte en la salut de les petites empreses?
En última instància, l'eliminació de comptes pot ser una eina enorme per a moltes empreses. Si els comptes de compensació són beneficioses, la vostra empresa es redueix al volum de transaccions i quantes mans participen en la comptabilitat corporativa. Si heu cercat una millor transparència i un llibre de comptabilitat més net, la liquidació de comptes podria ser la solució que us hàgiu posat després.
