Els nous empleats que arriben al treball solen rebre-se amb piles de paperassa per completar, inclosos els documents d'assegurança, els formularis de beneficis i la documentació fiscal. Un dels documents més importants que reben els nous empleats és un manual d'empleats, sovint precedit d'una carta del cap. El manual no s'ha de tractar lleugerament, per la qual cosa una carta del president de la companyia, CEO o propietari estableix legitimitat.
Manual Objectiu
La distribució dels manuals dels empleats a les noves contractacions té el paper fonamental d'establir fonaments jurídics per exigir o prohibir determinats comportaments en el lloc de treball. La formalització de les expectatives, descripcions de llocs de treball, processos, procediments disciplinaris i altra informació organitzativa garanteix que els empleats no puguin reclamar la ignorància de les polítiques si es produeixen controvèrsies o demolicions. A més, la descripció de les normes de la companyia en un manual garanteix la uniformitat entre els empleats. Quan els empleats són formats per diferents directius però no se'ls dóna un manual, és possible que s'indiqui lleugeres variacions de polítiques segons la perspectiva del gerent o les preferències professionals.
Contingut de la lletra
Incloure una carta del cap en un manual d'empleat no és una idea nova. De fet, la majoria de les cartes es basen en un format bastant estàndard que cobreix els conceptes bàsics, incloent-hi una salutació acollidora, un resum de l'establiment i el creixement de la companyia i els objectius de l'empresa. Les lletres preliminars del manual d'empleats també poden incloure informació sobre la filosofia, la visió i la missió dels caps de treballadors. Algunes lletres dirigeixen els assumptes legals directament, incloent-hi una declaració d'ocupació a voluntat, una declaració contra l'assetjament i una declaració d'ocupació d'igualtat d'oportunitats.
Benvinguda
Una raó per la qual és important incloure una carta del cap en un manual d'empleats és oferir una benvinguda formal a l'empresa. En empreses molt grans, és possible que els nous empleats hagin estat examinats, entrevistats i processats per dotzenes d'empleats de nivell inferior sense reconeixement del capçal. Una carta de benvinguda reconeix oficialment a l'empleat d'embarcament, acollint-lo a l'equip. Això s'afegeix a l'autoritat del cap perquè els nous empleats no tinguin la impressió que l'empresa està dirigida per directius de nivell inferior.
Solemnitat
Una altra raó que els manuals dels empleats han d'incloure una carta del cap és establir la gravetat del document. Els manuals prefixats amb una carta del president de l'empresa donen fe de l'alt nivell d'atenció i els estàndards relacionats amb les polítiques de l'empresa. Els empleats tenen més probabilitats de prendre seriosament manuals (i llegir-los) sabent que el principal responsable de la decisió de la companyia va escriure la carta inicial.
Cultura de l'empresa
El cap també pot establir el to per a la cultura de l'empresa en la carta del manual d'empleats. Les empreses que valoren molt la formalitat estableixen i perpetuen aquest to amb una carta redactada de forma conservadora que accentua l'autoritat del cap. Les empreses que valoren un ambient amigable i orientat cap a l'equip es beneficien d'una carta de manual que utilitza un llenguatge menys formal i que estableix una cultura laboral més informal.
