El control de l'efectiu en el vostre negoci implica una comptabilitat i seguretat diligents. Al capdavant, segons les transaccions en efectiu d'Estats Units de la Gran empresa, les empreses estan menys subjectes a frau, tarifes, períodes d'espera i errors de pagament. Pel costat negatiu, els efectius no controlats adequadament poden atreure un major escrutini de l'IRS i la temptació criminal dels empleats i d'altres. L'aplicació de diversos mètodes de control intern d'efectiu pot ajudar a minimitzar els riscos.
Vetting Employees
El control d'efectiu s'inicia amb les persones. Els empleats que manegen diners en efectiu, o equivalents d'efectiu, inclosos els xecs i les targetes de crèdit, haurien de ser examinats a fons. Els controls de registre criminal, la detecció de drogues i la verificació de l'ocupació anterior poden ser parts del procés de vetting. Segons un informe de la Revista d'Estudis de Gestió i Màrqueting sobre l'impacte de la delinqüència per als negocis, "Les revisions de fons també han d'incloure un informe d'historial de crèdit, ja que alguns empleats poden recórrer als fons de la companyia malversada quan les pressions financeres de l'addicció a drogues, adulteri, apostes o despeses mèdiques semblen insuperables ".
Documentar transaccions
Mantenir els rebuts de les transaccions en efectiu permet una comptabilitat precisa i satisfà l'IRS creant el que el Departament de Comerç dels EUA crida a un "rastre d'auditoria indiscutible". Els rebuts numerats de dues parts són ideals ja que permeten donar una còpia del rebut al vostre client i conserveu l'altra còpia dels vostres registres. El recompte regular de caixers automàtics pot ajudar a garantir la precisió. Les calculadores d'impressió i els llibres de recepció també poden ser útils en la documentació de transaccions en efectiu.
Funcions segregants
Part del control intern d'efectiu està posant a més d'una persona a càrrec de l'auditoria de transaccions en efectiu. Les regles pròpies de la Universitat de Yale per a la segregació de les funcions requereixen que ningú no es deuri de manejar les transaccions inicials d'efectiu, mantenir registres, conciliar saldos, transportar o dipositar efectiu i aprovar la comptabilitat. Segons la Universitat de Yale, "Quan aquestes funcions no es poden separar, es requereix una revisió supervisora detallada d'activitats relacionades com una activitat de control compensadora".
Garantir diners en efectiu
La instal·lació de càmeres de vídeo i l'ús de caixes fortes per emmagatzemar diners en efectiu són mètodes de protecció de diners en efectiu en els punts en què es produeixen les transaccions. Assignar un empleat i un supervisor junts per gestionar la vostra empresa de forma segura o fer dipòsits bancaris és un mètode que ajuda a protegir els diners abans i durant el trànsit. Reconciliació de comptes en efectiu amb registres de dipòsits bancaris diàriament i la realització de revisions mensuals de la comptabilitat general de la vostra empresa són maneres de mantenir els ulls atents als registres d'efectiu interns i dissuadir els problemes amb l'IRS.
Consell IRS
Segons l'IRS, "si, en un període de 12 mesos, rep més de $ 10,000 en efectiu d'un comprador com a conseqüència d'una transacció en el vostre comerç o negoci, haureu d'informar-lo al Servei d'Ingressos Interns (IRS) i la Xarxa d'Aplicació de Delictes Financers (FinCEN) en el Formulari 8300. "Les empreses tenen 15 dies a partir de la data de recepció d'una transacció en efectiu únic de $ 10,000 o més per presentar el Formulari 8300 amb l'IRS.
