La majoria dels sistemes de comptabilitat ofereixen informes d'envelliment A / P (comptes a pagar) per ajudar els administradors a controlar els passius corrents. Aquest informe mostra el que una empresa deu, a qui i durant quant de temps. Quan els diners en efectiu són ajustats, és habitual programar pagaments de factures d'acord amb el venciment i no pagar totes les factures al mateix temps.
Importància
Un informe d'envelliment A / P no només ajuda les empreses a gestionar els fluxos d'efectiu, sinó que també els permet aprofitar els descomptes de pagament anticipat. Aquest informe popular conté informació detallada, que la gestió pot utilitzar per identificar errors i discrepàncies. El total d'un informe d'envelliment sol representar la responsabilitat actual total d'una empresa i hauria de coincidir amb el saldo pagador del llibre general. Per exemple, si un informe d'envelliment demostra que es deuen 200 dòlars, aquest import també hauria d'estar en el llibre general. Si aquest no és el cas, cal investigar per identificar problemes i corregir-los.
Formats
Els informes d'envelliment es poden preparar per venedor, dates de factures, dates de pagament i altres formats. L'estil més comú mostra noms de proveïdors a la dreta i quatre columnes anomenades "dins de 30 dies", "entre 30 i 60 dies", "entre 61 i 90 dies" i "més de 90 dies". Els nombres es col·loquen dins d'aquestes columnes en funció del temps de sobresortiment d'una factura.En general, aquest informe conté una columna "total" a la dreta, on tots els números de columna s'afegeixen i es calcula un total de responsabilitat
Anàlisi
A més d'assegurar-se que les factures es paguen a temps, els administradors utilitzen l'informe d'envelliment A / P per analitzar els fluxos d'efectiu i com es relacionen els passius amb els inventaris i el cost de les mercaderies venudes. Els coeficients financers poden ser útils en l'anàlisi, com ara la ràtio de "dies pagables", que es calcula dividint els comptes mitjans a pagar pel cost de les mercaderies venudes per dia. Quan aquesta proporció és massa baixa o massa alta, és hora d'analitzar l'envelliment i trobar àrees que es podrien millorar.
Consideracions
Per als informes d'envelliment per proporcionar informació significativa, les dades introduïdes al sistema de pagament de comptes han de ser precises. Assegureu-vos que els períodes anteriors es tanquen per impedir la publicació d'entrades a períodes incorrectes en el passat. A més, busqueu duplicats en el fitxer mestre pagador dels comptes, un problema comú en aquesta àrea, on un venedor pot haver estat ingressat més d'una vegada. Alguns sistemes permeten que els proveïdors es fusionin fàcilment, corregint el problema de la duplicació de registres. Utilitzeu aquesta funció si està disponible, ja que l'alternativa és transferir les dades manualment, que no és un procés eficient.
