Quan dirigeixes una petita empresa, sovint tens la tasca de fer-ho tot. Des de les finances fins als recursos humans al màrqueting, probablement porteu molts barrets. Això pot ser un repte si no tens experiència específica en aquestes àrees. Afortunadament, moltes tasques financeres poden ser autodidactes amb l'ajuda de recursos que es troben en línia o a través de consells locals de petites empreses. Una de les tasques més essencials d'aquestes tasques és establir un pressupost i determinar costos fixos discrecionals i compromesos.
Pressupost i plans de negocis
El pressupost és un aspecte crític de fer una petita empresa. Per qualificar un préstec o obtenir l'aprovació d'un consell d'administració, és probable que necessiteu un pressupost i un pla d'empresa. El pla serveix com a full de ruta econòmic per a la vostra empresa en els propers anys. Fins i tot si sou un treballador independent com a únic propietari, dissenyeu un pla de negocis perquè tinguis una bona idea d'on van a guanyar els diners en el futur. També és possible que necessiteu un pla de negoci si presenta determinades designacions legals d'empreses, com una corporació que requereix un consell d'administració o amb finalitats d'assegurança.
La majoria dels plans de negoci contenen costos que podeu controlar i els costos que no podeu fer. Aquestes despeses es coneixen com a costos fixos discrecionals i costos fixos compromesos, respectivament. En molts aspectes, aquests són similars als desitjos i necessitats que vostè pot estar familiaritzat amb el seu propi pressupost personal. Tanmateix, tots dos es consideren fixos fins a cert punt, mentre els teus desitjos personals, com anar al cinema, són molt més flexibles. Un bon sentit per a què els elements del pressupost de la vostra empresa es solucionin i es puguin canviar poden ajudar a determinar la rendibilitat del vostre pla de negoci.
Quins són els costos fixats discrecionals?
Un cost fix discrecional és aquell que és una despesa obligatòria només per un període de temps determinat o un actiu que ocasionalment és una despesa innecessària, però una necessitat en altres ocasions. En la majoria dels casos, els costos fixos discrecionals es poden eliminar o reduir més fàcilment que els costos fixos establerts. A més, tenen menys impacte en la rendibilitat d'una empresa si es redueixen o redueixen.
Els costos que entren en aquesta categoria no són els que es poden eliminar permanentment. En canvi, en general són despeses que es redueixen temporalment o es reserven per ajudar-vos amb la línia de fons a curt termini. Amb el pas del temps, no obstant això, l'eliminació de costos fixos discrecionals pot fer malbé el vostre negoci de diverses maneres, des de l'exposició reduïda de la marca als empleats sense foncionar fins a la reducció dels resultats de recerca i desenvolupament. La vostra empresa sempre ha de deixar espai en el pressupost per despeses fixades discrecionals per aquest motiu.
Què estan compromesos amb els costos fixos?
Els costos fixos compromesos són aquelles despeses que no podeu eliminar del vostre pressupost. Són les despeses necessàries, ja que necessiteu els béns o serveis que aquests costos suporten per a executar el negoci. Per exemple, una empresa productora de samarretes necessita una fàbrica i una tela abans de començar a produir qualsevol camisa. Un negoci que ofereix qualsevol tipus de servei normalment necessita una oficina per permetre que les reunions dels clients i un lloc per als empleats funcionin.
El període de compromís dels costos fixos compromesos sol ser molt més llargs que les despeses discrecionals. Per exemple, és probable que l'arrendament del vostre edifici d'oficines sigui vàlid durant diversos anys. Una decisió de rescindir acords d'aquesta naturalesa sovint provoca la pèrdua d'ingressos a causa de sancions. Sovint passa que, fins i tot si voleu eliminar les despeses d'aquesta categoria, és possible que no sigui econòmicament factible fer-ho.
A més, la pròpia naturalesa de la vostra empresa probablement dificultarà l'alteració dels costos fixats després d'haver-los establert. Si produïu béns o proporcioneu serveis en un lloc determinat, normalment no podeu tancar la botiga i traslladar-se sense patir una pèrdua financera significativa. Un restaurant, per exemple, ha d'estar ubicat en una instal·lació amb una cuina comercial i un menjador per operar legalment. La reubicació requeriria un negoci per aturar-se i reiniciar-se una vegada que es va trobar una nova instal·lació.
A causa de les dificultats relacionades amb canviar qualsevol aspecte dels costos fixos compromesos, és millor considerar acuradament aquestes decisions. La consulta amb advocats, assessors financers, consells d'administració i cambres d'àrea de comerç és prudent abans de fer compromisos a llarg termini.
Exemple discrecional de costos fixos
Atès que els costos fixos discrecionals es defineixen com aquells que disminueixen i flueixen durant llargs períodes de temps, poden variar àmpliament en funció del tipus de negoci que opera. Alguns tipus comuns de despeses que entren en aquesta categoria inclouen campanyes publicitàries, formació del personal, relacions amb inversors, relacions públiques i recerca, control de qualitat, manteniment i esforços de desenvolupament empresarial. Altres exemples de costos fixos compromesos inclouen les tarifes de manteniment del lloc web, els costos d'assegurança, el pagament de préstecs comercials o els pagaments a terminis en qualsevol tipus d'actiu empresarial.
Com podeu imaginar, reduir a curt termini les campanyes de publicitat pot tenir molt poc impacte en els vostres marges de beneficis. Tanmateix, si haguéssiu tallat completament el vostre pressupost publicitari, és probable que la vostra empresa redueixi els marges al llarg del temps. De la mateixa manera, reduir temporalment els fons destinats al control de la qualitat podria ser una bona elecció per un període de temps més breu. Tanmateix, en un pla financer a més llarg termini, l'eliminació de qualsevol procés de control de qualitat tindria efectes negatius sobre la reputació del negoci i, en definitiva, sobre els beneficis.
Exemple de cost fix fixat
Com que els costos fixos compromesos són aquells que no es poden eliminar de la línia inferior de l'empresa, sovint són articles de bitllets més grans. Aquests poden incloure l'arrendament a l'espai d'oficines, la compra d'una màquina necessària per al funcionament del vostre negoci o els pagaments d'utilitat. Totes aquestes despeses són necessàries per a la funció continuada de les operacions i, per tant, no es poden eliminar. En la majoria dels casos, tampoc és possible reduir aquests costos de manera significativa.
En considerar els costos fixos, és important incloure qualsevol tarifa o càrrec addicional que, en última instància, es produeixi com a conseqüència de la compra inicial. Per exemple, si compra un edifici d'oficines per un valor de 100.000 dòlars, però ha de pagar una tarifa de manteniment mensual de 250 dòlars al parc executiu, cal incloure aquesta última com a part del pressupost fixat de costos fixos. De la mateixa manera, si el vostre restaurant s'obre en una nova ubicació, l'assegurança de responsabilitat civil que necessiteu per a aquesta botiga física s'hauria d'assumir com un cost fix. Es tindran en compte totes les despeses associades que puguin sorgir com a conseqüència d'un cost fix.
Quina diferència hi ha entre els costos fixos i els costos enfonsats compromesos?
Encara que hi ha algunes similituds entre els costos fixos compromesos i els costos enfonsats, els termes no són intercanviables. (Tingueu en compte que un cost reduït també es pot anomenar un cost reduït). Mentre que un cost fix compromès és un que no es pot eliminar del vostre pressupost i que encara us permet executar el vostre negoci, un cost reduït és un que no pot ser recuperat de qualsevol manera una vegada que es paga.
Un exemple d'un cost enfonsat és una campanya de publicitat per a un nou servei. Digueu, per exemple, que el lideratge de la vostra empresa pensava que una proposta d'oferta mostrava una promesa immensa, i que es destinaven 50.000 dòlars a publicitat per als clients objectiu. Tanmateix, un cop finalitzada la campanya, no hi havia cap moviment de clients nous o actuals per adoptar el servei. L'equip de vendes no ha pogut convèncer els clients per iniciar la sessió i, per tant, el servei s'ha eliminat de la llista d'ofertes. A causa del seu llançament fallit, els 50.000 dòlars gastats en publicitat es considerarien un cost reduït. Els diners en aquest exemple s'havien gastat i no podien recuperar-se.
En canvi, un cost fix compromès seria si hagués proposat el mateix nou servei i molts clients estaven interessats; l'equip de vendes va poder organitzar nombrosos contractes signats basats en el nou servei. Per proporcionar els lliuraments promesos, però, s'ha de comprar una màquina de més de 50.000 dòlars. En aquest cas, la màquina es consideraria un cost fixat compromès, perquè la vostra empresa ha de tenir-ho absolutament per continuar fent negocis amb els quals s'ha compromès.
Com comptabilitzar Vs discrecionals. Costos fixos compromesos
Si el programari financer de la vostra empresa us ofereix l'oportunitat de distingir els costos fixos discrecionals i compromesos, és una bona manera de separar-los i mantenir el vostre pressupost en el bon camí. Si no utilitzeu un programa amb aquesta capacitat, podeu configurar una categoria de pressupost diferent que s'utilitzi exclusivament per a costos discrecionals. Tingueu en compte la despesa passada en cada categoria en crear un nou pressupost. Busqueu àrees on pugui reduir els costos discrecionals, però ser realistes. Presuposteu una quantitat que permeti avançar una mica de cambra. Mai no ha de pressupostar exactament el que ha gastat en el passat, ja que això pot comportar reduccions obligatòries en despeses discrecionals en la línia, si cal, els fons simplement no estan disponibles. Amb el temps, aquestes retallades poden ferir el vostre negoci.
Pel que fa als costos fixos compromesos, la pressupostació pot ser una mica més senzilla. Ja sabeu quant diners gastareu en determinades categories cada mes perquè aquesta és la naturalesa d'aquest compromís financer. Tot i així, incloeu una mica de diners per sobre i més enllà dels costos fixos com un cas just.
Assegureu-vos de documentar cada despesa que tingueu, per petit que sigui. Aquesta és l'única manera d'assegurar la precisió en futures actualitzacions de pressupostos i plans empresarials. Haureu de saber quant s'ha d'assignar per a les despeses fixes fixes i compromeses discrecionals, de manera que categoritzeu el que gasta ara per obtenir un temps més fàcil en el futur. Mantenir els costos fixos compromesos el més baix possible i evitar els costos fixos discrecionals innecessaris és una manera segura de mantenir les despeses baixes i el vostre pressupost en marxa.
Vs arreglats. Costos variables
Quan creeu un pressupost o un pla de negoci, també és important considerar els costos fixos versus els costos variables. Els costos variables es diferencien dels costos fixos discrecionals i compromesos en què sovint canvien cada mes. Per exemple, si la vostra empresa utilitza publicitat a les xarxes socials i paga per clic, pot ser que trobeu que en alguns mesos gasta 100 dòlars, mentre que se li cobren més de $ 1,000 en altres. Aquest cost és totalment dependent de l'efectivitat de l'anunci i de la quantitat de persones que prefereixen fer clic.
Alguns costos poden ser fixos o variables, depenent de com estructureu la vostra empresa. Per exemple, la quantitat de diners que ha de pagar a la nòmina cada mes podria ser una despesa fixa si els seus empleats són assalariats i paguen les mateixes quantitats, independentment de quantes hores funcionin. Si el vostre personal està format per venedors amb càrrec a comissions o treballadors per hora, és probable que les despeses mensuals de nòmina varien. En casos com aquests, és prudent reservar diners extra per tenir en compte els fluxos i els fluxos que pugui esperar.
