En molts llocs de treball, els memoràndums serveixen com a mitjà eficaç i eficaç de comunicar-se. Al respondre preguntes en un memoràndum, en comptes de fer-ho en una comunicació presencial, pot augmentar el nombre de treballadors a què arriba la seva resposta i proporcionar als treballadors un document físic o electrònic per fer-se referència més endavant si oblideu la resposta que vau donar. Per assegurar-vos que la memòria sigui tan efectiva com sigui possible, formateu la vostra comunicació correctament i compileu-la acuradament amb el vostre públic.
Crea un encapçalament de memòria. Incloeu la "Data:" seguit de la data completa en què envieu la vostra nota "A" amb una explicació de qui envieu el memoràndum a "De:" amb el vostre nom i "Assumpte:" amb una descripció concisa de l'assumpte. Si la preparació del vostre memoràndum per correu electrònic, probablement aquest encapçalament estigui disponible per a vosaltres. Si escriviu la vostra nota, col·loqueu tota aquesta informació a la part superior de la nota, alineada cap a l'esquerra.
Col·loqueu la pregunta a la línia de tema. Si la pregunta que esteu dirigint era massa llarg, condensar-la escurçant-la en una frase de dues o tres paraules significatives. Si teniu previst abordar més d'una pregunta al vostre memoràndum, indiqueu el tema de les preguntes, seguit de "Q & A" per alertar els empleats dels continguts de la nota. Si col·loqueu aquesta pregunta o la notació Q & A en la línia de tema, us facilitarà als empleats trobar la nota si necessiten fer-ne referència posteriorment.
Contesta la pregunta o les preguntes amb claredat però amb claredat. Els empleats volen respondre a les seves preguntes, no pas passejant. En mantenir la resposta clara i curta, pot augmentar la probabilitat que els lectors puguin entendre la resposta i respondre de manera efectiva.
Expliqueu als empleats als quals han de contactar si necessiten informació addicional. Si voleu aclarir qualsevol confusió relacionada amb les preguntes, pregunteu-vos que us parle. Si hi ha un altre departament dins del vostre negoci que sigui més adequat per respondre preguntes sobre el tema, dir-li als vostres empleats que facin referència a una persona específica dins d'aquest departament i que inclogui la informació de contacte d'aquesta persona.
