El formulari W-2 és un document fiscal essencial per als empleats. Els registres W-2 registren els salaris d'un empleat i una altra compensació, deduccions fiscals de la nòmina i altra informació de retenció que s'ha de comunicar en declaracions d'impostos. El Servei d'Impostos Interns diu que els empleats haurien de rebre els seus formularis W-2 a más tardar el 31 de gener perquè tinguin prou temps per preparar les seves declaracions d'impostos.
Termini de distribució W-2
El termini per a que els empresaris distribueixin els formularis W-2 sigui el 31 de gener, tot i que l'IRS també diu que els treballadors haurien de rebre-los abans d'aquesta data. L'IRS pot fer negocis fins a finals de W-2, amb la quantitat en funció de la quantitat de temps que es distribueixen els W-2, la mida del negoci i si la infracció és deliberada o no intencionada. Un empresari pot sol·licitar una extensió escrivint una carta a l'IRS explicant per què no pot distribuir els W-2 abans de la data límit. Les sol · licituds d'extensió s'han de enviar per correu a la sucursal de devolució d'informació del IRS a Kearneysville, WV. Marqueu la carta a l'atenció del coordinador de l'extensió del temps. La sol·licitud d'extensió s'ha d'enviar abans del 31 de gener.
Distribució electrònica W-2
Tradicionalment, els formularis W-2 s'envien per correu. Els empresaris també poden enviar-los electrònicament, sempre que l'empleat consent i obtingui el W-2 a finals de gener. S'ha d'indicar als empleats els requisits de maquinari i programari per rebre formularis W-2 de forma electrònica. A més, els empresaris han d'informar els empleats sobre com revocar el consentiment si volen fer-ho. Els empleats que no optin per rebre W-2 electrònics segueixen obtenint formularis en paper.
