Les empreses gasten diners per desenvolupar l'empresa i obtenir beneficis. Quan l'empresa gasta diners, té dues opcions al moment de desemborsar els fons. Pot gastar aquesta quantitat o pot capitalitzar aquesta quantitat. L'elecció depèn de com fa servir els diners.
Les despeses de capital
Les despeses de capital representen els diners gastats per comprar i instal·lar els principals actius físics que la companyia té previst utilitzar en el negoci. L'empresa considera tots els costos necessaris per posar en marxa l'actiu, com ara el preu de compra, els costos d'instal·lació o els costos de transport. Quan l'empresa considera que l'actiu està plenament operatiu, registra el cost total de la despesa de capital com a actiu fix en els seus registres comptables. Aquest valor roman en els registres financers sempre que l'empresa tingui l'actiu. El comptador registra la depreciació de l'actiu al final de cada període. Exemples de despeses de capital inclouen edificis d'oficines, vehicles o un sistema transportador de plantes.
Informar despeses de capital
Les despeses de capital apareixen en diferents informes al llarg de la seva existència. Moltes empreses creen informes mensuals de despeses de capital que detallen l'inici de nous projectes de despesa de capital, fan un seguiment del progrés dels projectes de despesa de capital a mesura que entren en funcionament i acumulen el cost de cada projecte de despesa de capital. L'empresa informa els projectes de despesa de capital en curs i es completa en el balanç de situació en la categoria d'immobles, instal·lacions i equipaments. Finalment, l'empresa informa dels fluxos d'efectiu del projecte de despesa de capital en l'estat de fluxos d'efectiu en activitats d'inversió.
Despeses
Les despeses representen els diners gastats per comprar subministraments utilitzats en el negoci o serveis necessaris per mantenir operacions comercials. L'empresa reconeix la despesa en el període en què es beneficia de la despesa, que es pot produir en un període diferent del pagament. Per exemple, l'empresa paga una pòlissa d'assegurança que proporciona els beneficis d'assegurança a l'empresa durant els propers sis mesos. L'empresa reconeix una despesa cada mes igual a una sisena part del pagament total. Exemples de despeses inclouen salaris dels empleats, despeses de reparació o despesa de lloguer.
Despeses d'informes
Les despeses apareixen en diferents informes financers. El compte de pèrdues i guanys registra totes les despeses incorregudes durant el període, tant si l'empresa fa o no un pagament durant aquest temps. Les despeses denunciades redueixen els ingressos nets del negoci. Les despeses que l'empresa pagada durant el període apareixen a l'extracte de fluxos d'efectiu en operacions.
