Atès que les normes federals i estatals de nòmines no es refereixen directament a l'enviament de xecs periòdics de nòmines, qualsevol debat sobre el tema ha d'incloure els conceptes de "recepció constructiva" i "limitació substancial del Servei d'Impostos Interns". L'IRS utilitza el primer com una manera de determinar per a efectes fiscals quan algú rep ingressos i aquest últim per comprovar si aquesta persona tenia el control dels fons.
Rebut constructiu
Els ingressos es reben de manera constructiva, segons informa l'IRS, "quan se li acredita al seu compte o s'aparten de qualsevol manera que ho faci a la seva disposició". Això no vol dir que un xec de pagament enviat per correu ha d'estar en possessió de l'empleat. Si és necessari, l'empresari ha d'estar preparat per demostrar que va enviar el xec de manera que compleixi amb les directrius de recepció constructiva. Si l'empresari no té proves de que el xec es va enviar per la data de pagament programada, l'IRS adverteix, hi ha una percepció d'incompliment. Aquesta percepció es basa en que l'empleat té una limitació o restricció substancial dels seus guanys.
Limitació substancial
Si una empresa defineix els seus dies de pagament com a segon i quart dijous de cada mes, llavors el control dels fons dels empleats hauria d'estar vigent en aquell moment. Els empleats que es paguin mitjançant dipòsit directe no tindran una limitació substancial dels seus guanys si els fons estan disponibles en el segon i quart dijous. Si els fons s'inicien d'una manera que fa que els fons estiguin disponibles després del segon i el quart dijous, no obstant això, hi ha una limitació substancial del control, i l'empleat no s'ha pagat en forma oportuna.
Incumplimiento
Les lleis de salari i horari d'estat s'ocupen del temps de pagament. Quan un empleat inicia una reclamació sobre una verificació de la nòmina no lliurada, l'estat verificarà el compliment de les normes de recepció constructiva i d'hora i saldo. Igual que amb l'exemple de dipòsit directe anterior, si un xec és enviat després del dia de pagament, l'empleat té una limitació substancial en el control dels fons. El retard en el correu del xec provoca un incompliment.
Revisions finals
El Departament de Treball no ha definit els requisits de correu per als controls de nòmina finals; no obstant això, el vostre estat pot tenir directrius específiques que s'han d'abordar. A "El manual legal del patró", Fred Steingold escriu que si un empresari no emet un xec de pagament definitiva a temps, potser haureu de pagar els danys a l'empleat i fer front a les sancions estatals.
Si està emetent xecs finals als empleats en diversos estats, assegureu-vos que es refereixi a les normes de control final per a cada estat. Preste molta atenció a l'hora de lliurar el xec final, la forma en què s'ha de lliurar i si es requereix una declaració jurada d'algun tipus per enviar per correu el xec final.
Resum
Les normes de nòmina no defineixen específicament les lleis per a la comprovació de nòmines. Això no vol dir que un empresari pugui quedar fixat en les comprovacions de la nòmina de manera oportuna o en la documentació relacionada. És important que s'adhereixi al calendari comunicat quan s'envien xecs de nòmines. Si ho feu, s'evitarà el risc d'incompliment.
