Les funcions de diferents estructures organitzatives són per a governar l'eficiència i la productivitat d'una empresa. Sovint és una cadena de comandament en l'empresa i com s'organitzen les jerarquies i els departaments que la fan productiva, o no. Una estructura organitzativa "funcional" capitalitza les especialitats dels empleats i s'allunya de tenir generalistes que poden exercir funcions múltiples.
Quin és l'objectiu de l'estructura organitzativa?
Hi ha quatre tipus principals d'estructura organitzativa, i cadascun té els seus pros i contres. La raó per la qual existeixen és fer l'ordre en el caos del negoci. Sense una cadena de comandament o un mètode acceptat de resolució de conflictes, l'anarquia pot regnar.
La dita "el dany s'atura aquí" s'ha convertit en un tòpic en el món actual, però l'estructura organitzativa es tracta d'esbrinar on es deté i com es fa. Fins i tot si no creieu que tingueu una estructura organitzativa, ho feu. De vegades creixen i es desenvolupen orgànicament amb el temps, però sovint són deliberades i planificades.
Els quatre tipus d'estructures organitzatives són planes, matrius, divisionals i l'estructura funcional anteriorment esmentada.
Les estructures influeixen en última instància en les relacions entre la direcció i els empleats, com flueix la comunicació, on les responsabilitats cauen i com la direcció supervisa l'empresa. Fins i tot pot influir en com una empresa creix el seu mercat o amplia el seu negoci.
La bona notícia és que les estructures no estan escrites en pedra, sinó que es canvien o modifiquen fàcilment a mesura que les empreses creixen o es contrauen amb el temps.
Funcions de diferents estructures organitzatives
Igual que la manera en què alguns projectes de treball es beneficien d'adoptar un flux de treball específic, moltes vegades les organitzacions poden millorar quan hi ha una organització estructural en el treball.
Les organitzacions funcionals solen operar delegant treballs específics als departaments que seran responsables de qualsevol cosa i de tot sota aquest paraigua. Per exemple, la comptabilitat s'encarregarà dels assumptes que es paguin i es puguin cobrar. El màrqueting maneja màrqueting, publicitat i promocions. Els recursos humans s'encarreguen de la contractació, l'embarcament a bord i el fora de casa, la formació i altres tasques relacionades amb el personal.
En l'elaboració d'un organigrama i les seves funcions, cada departament sap el seu paper, la seva cadena de comandament i el flux de treball específic.
Què és el disseny organitzatiu?
Al decidir sobre l'estructura d'una empresa, aquest és el disseny organitzatiu. Està avaluant quins són els objectius de la companyia i, a continuació, s'incorporen una estructura de comandament i organització que serà més productiva per assolir aquests objectius.
Les millors empreses no es mantenen estàtiques: s'adapten i canvien a mesura que passa el temps perquè puguin satisfer millor els seus objectius o diversificar-se per a nous mercats.
Diguem que una empresa de Hoboken, Nova Jersey, té 47 anys d'experiència en el domini del Llanqui oriental dels Estats Units amb cablejat d'electrònica. Potser tenen un nou objectiu d'abordar el mercat asiàtic perquè s'ha obert una porta amb una oportunitat fantàstica. Els negocis com de costum no volaran a l'altre costat del Pacífic. Diferents fluxos de treball, llengües i costums requerirà que l'empresa s'adapti i s'ajusti a les tradicions empresarials esperades a Àsia.
Al redissenyar la seva estructura organitzativa, l'empresa pot crear nous departaments i contractar nous empleats que s'adaptin millor a aquests rols. El departament de màrqueting haurà de contractar personal multilingüe i l'equip legal haurà de conèixer les lleis de cada mercat nou que ingressa. Els distribuïdors i els negociadors hauran d'entendre els costums i les possibilitats de cada lloc. Tot això es pot anticipar i planificar creant una nova dinàmica organitzativa que estigui preparada per afrontar aquests reptes.
Canviar les pràctiques tecnològiques d'una empresa, afegir una nova gamma de productes, obrir una altra ubicació, tot plegat podria beneficiar-se d'ajustar o redissenyar les estructures organitzatives existents.
Avantatges d'una estructura funcional
En molts sentits, les estructures funcionals poden ser extremadament eficients. En centrar-se en les fortaleses de cada empleat i encarregar-los d'un departament que aprofitin els punts forts, la companyia sovint es beneficia.
Aquests departaments són ideats per algú amb la capacitat i les habilitats per supervisar i agilitzar totes les tasques a la mà. En estar agrupats amb altres que tenen el mateix coneixement fonamental, sovint hi ha un comerç i un complement de qualitats que canvien entre aquests empleats, que poden ajudar-los a ampliar els seus talents.
Això és exactament per què àrees com la formació es poden ajudar molt quan hi ha estructures funcionals, ja que els empleats estan envoltats de les habilitats que necessiten per desenvolupar.
També és la raó que la capacitació pot anar més enllà en formats funcionals ja que estan desenvolupant empleats que poden estar aquí per a llarg recorregut. Com que els empleats treballen en departaments centrats en les seves especialitats, hi pot haver una oportunitat percebuda de creixement i desenvolupament que potenciar la lleialtat a llarg termini i una menor facturació.
Desavantatges d'una estructura organitzativa funcional
El problema amb les parets és, de vegades quan pugen, es queden. Algunes empreses funcionalment dividides poden patir reptes de comunicació a causa d'una percepció que funcionen per separat amb una bona raó, a diferència d'un simple mètode d'eficiència. En aquests casos, hi pot haver conflictes entre les necessitats de diferents divisions. Potser els recursos humans i la divisió de TI necessitin assistència del departament de màrqueting, però el màrqueting pot decidir internament, la qual cosa la sol·licitarà d'acord amb la conveniència o altres factors. Òbviament, aquestes situacions poden fer malbé, i és responsabilitat de la direcció de desglossar aquelles parets que causen disputes territorials.
Si abasti els especialistes de tasques de cada divisió, potser es deixi de banda els generalistes. Un costat més per als generalistes és que sovint poden apreciar millor la necessitat de comunicació intradivisional o tenir una millor previsió de com una tasca es beneficia d'un altre i així successivament. Si els generalistes perden el seu lloc a l'empresa perquè no se sap que tenen habilitats prou sòlides en cap departament, pot significar que l'empresa perd la valuosa diversificació i la qualitat de pont que aquests jugadors aporten.
Els conflictes de gestió també poden sorgir en empreses amb estructura funcional. Pot passar que cada cap del departament tingui una visió miopica del que comporta l'èxit, com el rendiment del seu departament és el criteri més important per mesurar l'èxit enfront de mirar el panorama general. Quan els valors de referència depenen del rendiment departamental, també pot afectar el comportament dels empleats i pot obstaculitzar tant la innovació com la ràpida presa de decisions.
Quan són beneficioses les estructures funcionals?
Quan les empreses són estables i no introdueixen constantment nous productes, poden funcionar bé com una organització funcional. Si la indústria no es dóna a un canvi freqüent, hi ha una base d'actius fixos, i aquestes són qualitats que s'adapten a estructures funcionals.
La mida de l'empresa no es tradueix necessàriament si una organització funcional és beneficiosa per a ella. Una botiga de pneumàtics local pot funcionar bé amb una estructura funcional, però Amazon.com també utilitza una estructura funcional. Es tracta d'una cadena de comandament vertical en joc a Amazon, per bé i per a mal. Pot significar que de vegades són més lents per respondre a dilemes, però també significa que hi ha una forta marca central i un mètode de gestió cohesiva entre tots els seus departaments a nivell internacional.
Les estructures organitzatives poden ser semblants a immobles: el que és perfecte per avui pot ser massa gran o massa petit per a demà. És prudent que es reflecteixi de tant en tant en la manera com s'organitza una empresa perquè una mica de modificació i la innovació poden tenir un impacte dramàtic en la productivitat i l'èxit.
