La comunicació de projectes tradicionals es va dur a terme dins d'una estructura ben definida, utilitzant canals com el correu intern, telèfons, memòries i reunions formals. Les comunicacions de projectes moderns utilitzen tecnologia com ara el correu electrònic, la intranet i les xarxes socials per compartir informació dins d'una estructura d'equip més flexible. Les necessitats de comunicació han canviat d'acord amb l'aparició de nous enfocaments per a la gestió de projectes i la necessitat d'informar un grup més ampli de grups d'interès.
Metodologia
Un equip de projecte tradicional va processar el projecte en etapes separades, completant cada etapa abans de començar el següent. L'equip va documentar cada etapa i va obtenir una baixa abans de continuar. Segons Project Smart, la pràctica moderna és adoptar una metodologia àgil de projecte en què les etapes del projecte es puguin superposar, ja que els membres de l'equip processen cicles individuals, modificant-los en línia amb qualsevol comentari. Això complica la comunicació, posant èmfasi en les actualitzacions d'estat i un fàcil accés a la informació més recent del projecte.
Equip
Un equip de projectes moderns inclou un ampli grup de membres permanents i temporals. A més dels membres del personal intern, un equip també pot incloure consultors, proveïdors, socis comercials i empreses que subministren serveis de TI. El responsable del projecte ha de garantir que tots els membres de l'equip tinguin accés segur a la comunicació del projecte durant el període de la seva participació. Segons Project Place, un projecte és un sistema social temporal on l'èxit depèn de la col·laboració, la comunicació i el compromís mitjançant l'intercanvi d'informació transparent.
Els interessats
Els projectes moderns tenen un grup d'actors molt més ampli. A més de comunicar-se amb els membres de l'equip i els patrocinadors, els administradors de projectes reconeixen la importància de mantenir plenament informats tots els grups d'interès, incloent-hi la comunitat, els reguladors, les agències governamentals i els inversors. Segons la consultora de gestió de Cornwell, les comunicacions ineficaces contribueixen a la manca d'èxit en més del 65 per cent dels projectes fallits.
Canals
La comunicació de projectes moderna aprofita les comunicacions en xarxa per millorar la col·laboració. El correu electrònic i la missatgeria instantània permeten als membres del grup compartir informació de forma ràpida i senzilla, en comptes de basar-se en canals basats en paper, com ara memos interns o faxos. Els portals del projecte proporcionen un únic punt d'accés segur per a tota la informació i documentació del projecte a través d'Internet. La videoconferència fa possible que els membres de l'equip estableixin reunions de progrés, fins i tot quan els membres de l'equip es troben en llocs diferents. Les tecnologies, com ara blogs i xarxes socials, milloren encara més les comunicacions del projecte, generen un sentit de comunitat i permeten a les parts interessades proporcionar comentaris que puguin influir en el projecte
