Quan deixeu una bústia de veu, és important representar-vos professionalment. Si voleu ser pres en seriós, heu de saber deixar un missatge correctament, què dir i com finalitzar el missatge.
Com deixar un correu de veu
És probable que deixeu un missatge que sol·liciti una devolució de trucada, de manera que la forma en què us presenteu al telèfon impactarà en la possibilitat que la persona que truqui. Assegureu-vos que sapigueu què haurà de dir abans de fer la trucada telefònica. Comenceu dient el vostre nom i el nom de la vostra empresa o de la companyia a la qual esteu trucant. Assegureu-vos de dir el número de telèfon dues vegades perquè el receptor tingui prou temps per escriure el número.
Si teniu un nom únic, escriu-lo com a primer número de telèfon. Fins i tot si estàs nerviós, parleu lentament com si estigués escrivint la informació. Parlar ràpid pot confondre la persona a la qual esteu intentant contactar. Un missatge de veu no hauria de tenir més de 30 a 45 segons de durada. Accediu directament al punt de la vostra trucada.
Practica el professionalisme a mesura que finalitza un missatge de telèfon
Tot i que és bo arribar al punt d'un missatge telefònic, mai no voleu dir el vostre nom, número i dir-li a la persona que truqui. Cal que hi hagi més informació. Heu de descriure de manera breu per què esteu trucant. Després de sortir de la vostra informació, podeu indicar a la persona quina hora tindreu disponible fins que us feu saber que pot trucar a la vostra disposició.
Deixa el teu número al final del missatge, sol·liciteu una trucada però també mencioneu que tornareu a intentar demà. Res no mostra més dedicació que tornar a provar.
Sempre acaba amb agraïment, com dir gràcies. Una altra manera d'acabar amb la trucada és dir-li que sap que està ocupat, però li agradaria rebre una trucada. Qualsevol que sigui la vostra elecció per finalitzar la vostra bústia de veu, assegureu-vos de somriure mentre ho diu. Una boca que té el nas té un so diferent que una boca somrient. La gent pot sentir si algú està feliç i somrient per l'altra línia, així que si algú vol augmentar l'oportunitat d'una devolució de trucada.
Com finalitzar una salutació de correu de veu
A mesura que configureu la vostra salutació de correu de veu per al missatge de correu de veu tancat per l'oficina, eviteu frases massa exagerades com, "La vostra trucada és important per a mi". Comenceu la vostra felicitació demanant-vos disculpes que us heu perdut la vostra trucada, proporcioneu un temps estimat quan els usuaris poden esperar una devolució de trucada i qualsevol cosa que sigui important per a ells. Manteniu la salutació curta i al punt, de manera que els vostres interlocutors tenen més possibilitats de deixar un missatge. La salutació mitjana ha de ser d'uns 25 segons.
Un exemple de salutació de bústia de veu podria ser: "Hola, heu arribat (nom comercial). Lamento perdre la vostra trucada. Deixeu el vostre nom i el millor número de telèfon al qual us pugueu accedir. Us tornaré a dins 24 hores. Gràcies."
