El Servei d'Ingressos Interns permet als contribuents deduir les despeses relacionades amb l'ús d'un cotxe o camió per a fins comercials. Tot i que pot optar per cancel·lar els costos reals d'utilitzar un vehicle per a empreses, la majoria de les persones opten per prendre la deducció de quilometratge estàndard, que el 2014 era de 56 centaus per mil. Però no podeu endevinar en les vostres milles de negocis. L'IRS requereix que mantingueu els registres per provar que les milles que deduïu són exactes i que eren veritablement per a fins comercials.
Requisits IRS
Les normes del IRS per als contribuents que opten per deduir la taxa de quilometratge estàndard requereixen un registre que mostra "milles recorregudes, destinació i finalitat comercial". No incloeu aquest registre amb els formularis d'impostos que envieu al final de l'any, però heu de mantenir-lo com a prova si l'IRS qüestiona la vostra deducció de quilometratge, o si alguna vegada està auditada. El vostre registre ha d'incloure la informació suficient per satisfer l'auditor. Per exemple, si registreu-ho el 12 de gener, heu conduït 9 quilòmetres a una reunió amb un client, estigueu preparats per demostrar que la distància era realment de 9 milles. I el vostre propòsit declarat ha d'incloure el detall suficient perquè l'auditor determini que es tractava d'un viatge de negocis legítim.
Milers que podeu deduir
L'IRS també defineix el que considera com a quilometratge deduïble per als negocis. Per exemple, no podeu reduir les milles entre la vostra casa i el vostre lloc de treball. Però podeu deduir la distància entre dos llocs de negocis diferents. Podeu reduir el quilometratge entre la vostra oficina i les oficines dels clients als quals invoca, fins i tot si la vostra oficina està a la vostra casa. Si viatgeu a una conferència o reunió o per fer un seminari que us beneficiarà en el vostre negoci, es considera una deducció empresarial. Si el vostre viatge combina objectius empresarials i personals, podeu descomptar només la part comercial del viatge. Per exemple, si conduïu a l'oficina de correus per enviar documents a un client i, després, atureu-vos a la botiga de queviures per retirar el sopar, podeu deduir només el quilometratge associat al viatge a l'oficina de correus, no a la botiga de queviures.
Rècords electrònics
Les aplicacions per a telèfons intel·ligents, tauletes i ordinadors personals automatitzen fer un seguiment del quilometratge empresarial. Aquestes aplicacions us permeten omplir la informació clau, com ara la vostra destinació i el propòsit del vostre viatge, i calcularan el quilometratge. Molts d'aquests programes us permeten exportar les dades a un full de càlcul. També podeu instal·lar el programari de posicionament global al vostre cotxe per fer un seguiment del vostre quilometratge. Tanmateix, com va assenyalar un article sobre el programari de seguiment del New York Times del 2006, el programari pot ser susceptible a fallides i fallides en el maquinari, de manera que les còpies de seguretat normals de les vostres dades són crucials.
Rècords escrits
Una de les maneres més senzilles de fer un seguiment del quilometratge és mantenir un registre escrit al vostre cotxe, en un quadern o en un formulari de registre de milles que imprimiu des de l'ordinador o que compreu-lo en una botiga de subministraments d'oficina. Desenvolupa l'hàbit d'enregistrar el teu inici i finalitzar les lectures de l'odòmetre cada vegada que utilitzes el teu cotxe per a empreses, així com notar el propòsit comercial del viatge. Ompliu la informació de cada viatge i completa les milles al final de l'any. També podeu utilitzar altres documents, com ara impressions de les indicacions de conducció o mapes, com a còpia de seguretat addicional per a les deduccions de quilometratge.
