Les empreses, organitzacions o universitats que volen allotjar teleconferències regulars han de tenir instal·lat el maquinari adequat per gestionar el nombre de participants que s'esperen cada vegada. En comprar o arrendar el maquinari necessari, també haurà d'assegurar el programari adequat i les llicències d'acompanyament per tal que el maquinari de teleconferència s'executi correctament. Un personal intern de la tecnologia de la informació (IT) pot gestionar la configuració requerida. Les organitzacions sense personal de TI poden contractar un consultor per ajudar amb la configuració.
Servidor / processador
Qualsevol configuració de teleconferència confiable necessita primer un o més servidors confiables i d'alt rendiment. La CPU ha de ser ràpida, superior a 3 MGhz, amb una memòria RAM d'almenys 1GB i una interfície mínima de 100MB Ethernet, que hauria de poder allotjar entre 50 i 100 persones que truquen. Si teniu els participants trucant des de diverses ubicacions, com ara les seves pròpies oficines remotes, els seus propis servidors o equips telefònics poden gestionar el seu propi final de la teleconferència. Tanmateix, si esteu configurant funcions de teleconferència en diversos llocs corporatius o campus universitaris, és possible que vulgueu tenir servidors confiables instal·lats a totes les ubicacions on hi haurà persones implicades en la conferència. Aquests servidors no necessàriament han de ser tan grans com l'oficina principal o campus que allotja la teleconferència a menys que hi hagi un gran nombre de participants en cada lloc.
Connexió a Internet
Per executar o participar de manera efectiva a les teleconferències, necessitaràs una connexió a Internet d'alta velocitat d'un mínim de 10 Mbps per cada 50 persones que desitgeu haver participat en una trucada determinada. Les grans empreses, universitats o organitzacions poden aconseguir això amb la seva pròpia LAN d'alta velocitat; no obstant això, la forma més econòmica de fer-ho per a la majoria de les organitzacions és contractar un servidor per gestionar aquesta connectivitat a través d'una instal·lació de col·locació.
Maquinari de veu per sobre de l'IP
Podeu allotjar les teleconferències més exitoses mitjançant una connexió de veu sobre IP (VoIP), que es realitza amb un quadre de servidor VoIP. Aquest maquinari està disponible des del proveïdor d'Internet o des del negoci del vostre proveïdor de maquinari de tecnologia. No és fonamental que tothom que entri a la teleconferència tingui el seu propi maquinari de VoIP als seus llocs. De nou, haureu de tenir instal·lat el maquinari i el programari de VoIP a tots els campus d'una corporació o universitat si es configura una teleconferència per a una organització de multilocalització amb molts participants en cada lloc.
Components del sistema de so
Depenent de la configuració de la teleconferència, és possible que necessiteu algun tipus de sistema de so amb altaveus. Si realitzeu una teleconferència amb grups de persones en diferents llocs on hi haurà múltiples persones a cada habitació, haureu de tenir un sistema de so per a cada lloc perquè tots els participants puguin escoltar. Un sistema de so efectiu per a una teleconferència inclourà un port MIDI amb sintetitzador controlat per MIDI, entrades d'àudio digital i analògica, mesclador d'àudio de baix soroll (programari controlable) i altaveus.
Auriculars (opcional)
Per a les teleconferències en què cada participant es troba en una ubicació separada a la pròpia computadora, cada participant que contribueixi a la conferència necessitarà un auricular amb un micròfon integrat i funcions mutes per bloquejar el soroll ambiental fins que algú estigui preparat per parlar. Per als participants que només escolten la teleconferència, es farà un auricular estàndard.
