El programari de comptabilitat ha estat assequible i bastant popular en aquests dies. Sovint, més d'una persona necessita accés al sistema alhora; Per tant, les llicències d'usuaris múltiples per a programes s'han convertit en un lloc comú. Un negoci pot comprar llicències per a una persona o 20, depenent de les seves necessitats.
Nombre d'usuaris
Molts departaments comptables tenen més d'una persona que treballa al mateix temps al programa. Per exemple, no té sentit que algú esperi fins que una altra persona paga les factures, per tal de reservar dipòsits. En empreses molt petites, això pot funcionar, però en empreses més grans amb més d'una persona al departament de comptabilitat, aquesta configuració no funciona i es requereix programari multiusuari.
Xarxa
Una xarxa d'ordinadors és necessària si un programa serà utilitzat per més d'una persona. La xarxa fa possible compartir programari i recursos amb un servidor central on la majoria de programes es troben i accedeixen per usuaris individuals. És una bona idea tenir una xarxa en el lloc abans de rebre el programari. Si només teniu un sol usuari, no hi ha cap necessitat d'una xarxa.
Limitacions
No tots els programes poden ser multiusuari i hi ha limitacions sobre quants usuaris un programa pot allotjar. Per exemple, amb QuickBook pot tenir fins a 20 persones que accedeixen al programa al mateix temps. El programari no pot gestionar més d'això. Un altre programari té els seus propis límits, així que investigueu el producte abans de comprar-lo. En general, tot el programari de comptabilitat és bo per a un usuari, però a mesura que augmenten els usuaris, pot haver-hi problemes.
Beneficis
Hi ha avantatges tant per a usuaris individuals com per a múltiples situacions d'usuaris quan es tracta de programari de comptabilitat. La decisió d'obtenir una llicència d'usuari única versus una llicència multiusuari correspon a les necessitats d'un negoci. Un no és millor que l'altre, només s'adapten a necessitats diferents. En molts casos, una empresa pot començar amb una única llicència i, a continuació, expandir-la, segons sigui necessari. Alguns programes de comptabilitat poden ser utilitzats principalment per una persona, i la compra de més d'un sol usuari no té sentit. Tot depèn de les necessitats empresarials.
Consideracions
Si bé instal·leu un sol programari d'usuari pot ser senzill, instal·lar un programari multiusuari no ho és. En general, les persones de TI han d'estar involucrades en la instal·lació, així com en el manteniment d'un entorn multiusuari.
Assegureu-vos de fer una còpia de seguretat dels fitxers de comptabilitat si esteu en un sol usuari o en una situació de programari multiusuari. Teniu un pla si la xarxa o l'ordinador baixen.
