Els seus estats financers són una instantània de la vostra empresa en un determinat moment. Són útils, però la realitat és que normalment no pots aturar el negoci a les pistes mentre prepares les teves declaracions. El vostre inventari continuarà canviant mentre s'està treballant en els llibres, encara es faran vendes i es realitzaran ordres i el vostre personal haurà de pagar. Les quantitats que el vostre personal obté després de l'últim cicle de pagaments acabat de l'any es refereixen com salaris o salaris meritats, i haureu d'afegir-los i ajustar els vostres estats financers per reflectir-los.
Quins són els sous acumulats?
Els seus estats financers divideixen els diners que entren i surten del vostre negoci en dues categories, actius i passius. Si un compte representa diners que es deuen a la vostra empresa, això és un actiu. Encara no podeu tenir-lo a la vostra disposició, però en el transcurs normal de les coses acabarà amb el vostre compte bancari. Els diners que la vostra empresa li correspon als altres és una responsabilitat, fins i tot quan està actualment assegut als vostres comptes, precisament pel mateix motiu. Això és el que succeeix al final d'un període de report quan es deuen els diners dels seus empleats pels torns que han treballat, però encara no s'han pagat. És una responsabilitat que heu acumulat o acumulada, com els pagaments d'arrendament dels vostres equips o locals.
Per què les empreses utilitzen sous acumulats
Si heu demanat préstecs de 20 dòlars d'un amic, és correcte fer una nota al taulell d'estalvi unes setmanes més tard quan escriviu un xec per tornar-lo a pagar. Les coses es farien lletja si intentessis fer negocis d'aquesta manera. Per això, és un principi de comptabilitat que cal registrar qualsevol despesa, inclosos els salaris, en el període en què es generi. Els salaris que deveu es mostraran en dos llocs perquè la majoria de les empreses utilitzen la comptabilitat de doble entrada. Haureu de registrar-los al vostre balanç com a responsabilitat, i al compte de resultats com a despesa. Si no ho feu, els vostres informes financers per al final del període de l'informe no seran precisos.
Nòmina que es processa, nòmina que no ho és
Al final del període d'informes, tant si és mensual, trimestral o final del seu any fiscal, probablement mostrarà algun valor en dòlars del salari pendent als vostres llibres. Això es deu a que és rar que un negoci s'estableixi amb els empleats just al final d'un cicle de salari. En general, hi haurà una setmana o més entre la data de tall de la nòmina i el dia de pagament. Si el període de tancament de l'exercici cau durant aquesta setmana, tindreu una quantitat de nòmina que ja s'hagi processat i que estigui pendent d'emetre, i això és el que es mostra als vostres llibres. Les despeses salarials acumulades són diferents. La majoria del personal també ha treballat durant els dies que transcorren entre el final del cicle de pagament i el final del període d'informes, i aquests són els imports en dòlars que haureu de fer per ajustar-los.
Realització de les entrades de sous acumulats
El primer lloc que necessiteu fer una entrada es troba al vostre balanç, a la part creditícia del llibre major. Tindreu un compte aquí anomenat "Salaris a pagar" o alguna cosa en aquestes línies. La majoria de vegades, ja hi haurà un import en dòlars, que representa la nòmina que ja s'ha processat a partir del període de pagament anterior. Aquí és on s'agregaran els sous acumulats, una vegada que hàgiu calculat un total. Al compte de resultats, a la part de domiciliació del vostre llibre major, tindreu un compte similar anomenada "Despeses salarials" o alguna cosa semblant. Afegiu aquí la quantitat corresponent. Finalment, en la majoria dels casos, els vostres llibres també inclouran una revista que registra cada transacció. Una vegada que hàgiu fet els vostres ajustos al balanç i al compte de resultats, també heu de registrar-los a la revista. Introduïu la despesa dels salaris a la vostra revista com a domiciliació bancària, i els salaris que es paguen com a crèdit.
Càlcul d'imports per a empleats horaris
La vostra empresa pot tenir empleats per hora, empleats assalariats o, amb més freqüència, tots dos. Calcular les quantitats pendents que li correspon als seus empleats horaris és relativament senzill. Si manteniu fulls de temps formals en paper o en forma electrònica, podeu retirar-los per trobar quins empleats van treballar quines hores. A partir d'aquí, calculeu el nombre d'hores treballades per cada empleat, i multipliqueu-lo per la seva tarifa horària. Reviseu el calendari dels darrers dies si el vostre negoci és prou petit que no necessiteu utilitzar fulls de temps formals. Afegiu totes les hores programades, feu les reduccions necessàries per al personal que ha sortit d'hora, arribat tard o ha trucat malalts i, a continuació, multiplica les hores reals treballades per la tarifa horària de l'empleat. Finalment, afegiu els totals per arribar a una xifra dels salaris totals acumulats per hora.
Càlcul d'imports per a empleats assalariats
Esbrinar la quantitat de sou acumulat per als seus empleats assalariats és una mica més complicat, tot i que encara no és especialment difícil. Els salaris s'expressen habitualment com a xifres anuals o mensuals, de manera que caldrà que es redueixin a un import de dòlar per dia. Per un sou anual, podeu descompondre el nombre total de dies laborables en un any i dividir el salari per aquest número. El resultat serà l'import salarial diari del vostre empleat. Si el salari és mensual, podeu utilitzar el mateix mètode i comptar els dies laborables reals del mes. Tanmateix, algunes empreses treballen en un mes de 30 dies amb finalitats comptables, de manera que, si cau en aquesta categoria, haureu de comptar durant un dia fins al final del mes de la vostra comptabilitat en comptes del mes de final de calendari. Una vegada que ho hàgiu ordenat i heu arribat a una xifra diària per a cadascun dels empleats que han treballat durant els darrers dies del període de l'informe, podeu completar-lo i tenir un nombre per al vostre salari acumulat total.
Càlcul de les hores extres, comissions i bonificacions
El vostre treball no es fa bé una vegada que hàgiu elaborat els salaris i salaris base per hora. Sovint, els vostres empleats haurien obtingut diners extra en forma d'hores extraordinàries, comissions o bonificacions, i també cal tenir en compte. Per calcular les hores extraordinàries per als seus empleats per hora, haureu de consultar la legislació sobre hores extres del vostre estat o, si s'aplica a vosaltres, qualsevol acord de negociació col·lectiva que estableixi una prima més alta per a les hores extres. Alguns funcionaris també poden rebre un pagament per retribució, un diferencial salarial per a la realització de desplaçaments impopulars o per pagar perills perillosos. Haureu de calcular aquests imports de forma individual, per a cada empleat afectat. De la mateixa manera, haurà d'elaborar les comissions o bonificacions obtingudes pel seu personal horari i assalariat durant els darrers dies del seu període comptable. Es sumaran al salari acumulat total.
Dies mortals i vacances pagades
Una altra complicació que haureu de fer és dies de malaltia, dies personals pagats i vacances pagades. Això és especialment cert si utilitza l'any natural com a any fiscal, de manera que el seu tancament fiscal coincideix amb les vacances. Si ofereixen dies personals pagats, solen ser l'equivalent al salari d'un dia per als empleats assalariats o un canvi normal, normalment vuit hores, per a un empleat horari. Els dies malalts funcionen de la mateixa manera, i sovint es prenen les vacances o bé en lloc d'un dia personal o perquè el vostre personal ha legítimament malalt. La legislació de pagaments per vacances varia, segons el lloc on es basa la vostra empresa, però en la majoria dels casos, es redueix a un dia de retribució als empleats que no treballen en les vacances i els pagaments d'un dia a un tipus més alt per als que ho fan.
Permetre impostos i beneficis
Una vegada que hàgiu elaborat tots aquests totals, tindreu una xifra de tota la vostra nòmina real acumulada. Tanmateix, el vostre treball encara no es farà, perquè cada dòlar d'aquesta quantitat també representa un percentatge més petit que deveu en forma d'impostos estatals i federals. Si la vostra empresa ofereix avantatges als seus empleats o a algunes classes d'empleats, aquests beneficis també es consideren ingressos imposables. Haureu de determinar el valor del dòlar per dia d'aquests beneficis i aplicar-los a tots els empleats elegibles per obtenir un total final dels vostres salaris meritats, inclosos els beneficis. Una vegada que estiguin al seu lloc, podeu calcular l'import de l'impost de nòmina que haureu de pagar. En sentit estricte, això no forma part de l'ajustament dels salaris meritats, però haurà d'ajustar els vostres comptes fiscals de la mateixa manera ja que és part de la mateixa tasca.
Permetre despeses de processament de nòmina
Si utilitzeu una empresa externa per gestionar la seva nòmina, hi ha una quantitat final que haureu de tenir en compte. Aquesta és la quantitat que paga per la seva tramitació de nòmines, que variarà depenent del proveïdor que utilitzeu i del pla de servei que hàgiu triat. En general, les tarifes es realitzaran per treballador per mes, de manera que calcular l'import per dia és molt igual al càlcul de l'import per dia d'un sou mensual. Multipliqui l'import per empleat pel nombre d'empleats, divideix aquesta xifra pel nombre de dies del mes i, a continuació, multipliqueu aquesta quantitat de dòlar per dia en el nombre de dies que queda al final del mes. Si la vostra empresa és petita, podeu incorporar aquesta quantitat directament a la xifra total dels salaris meritats. En empreses més grans, és probable que tingui un compte separat per les despeses de nòmina, però, com passa amb els impostos sobre la seva nòmina, té sentit calcular i comptabilitzar aquesta quantitat mentre ja està fent els seus salaris meritats.
Com s'ajusten les entrades dels sous acumulats
Ara que ha treballat totes les quantitats en dòlars implicades, finalment esteu preparat per tornar a entrar als llibres i fer els ajustos necessaris. En primer lloc, torneu al compte "Pagaments salaris" al costat de crèdit del vostre balanç o el que es digui en els vostres llibres. Ja tindreu una entrada al període de pagament anterior, que ja està processat i comptabilitzat. Ara col·locaràs una entrada nova, amb la descripció "Ajust de l'entrada" i afegiu els salaris que heu calculat durant els darrers dies del període. Si conserves els llibres tu mateix, pots ser més informatiu i etiquetar-lo "Ajustant l'ingrés per als sous acumulats", o alguna cosa similar, per ajudar-te a recordar més clarament el que has fet. Ara, passeu al vostre compte de resultats i introduïu una entrada d'ajust exactament de la mateixa manera al costat del domicili del vostre llibre de notes. Finalment, registre tots dos ajustos d'entrades a la vostra revista. Si utilitzeu un programa comptable informatitzat o un sistema manual "d'escriptura única", els imports correctes es podran transferir a la revista sense necessitat de fer-ho.
Desacceleracions de l'oblit d'ajustar les entrades dels sous acumulats
Si manteniu els vostres propis llibres o utilitzeu un comptable que no estigui format formalment, és possible passar per alt aquests ajustos enmig de l'estrès i l'esforç de fer els informes finals d'any, trimestral o mensual. Això és especialment cert si el seu tancament fiscal coincideix amb l'any natural, de manera que assistiu a això mentre intenta mantenir-se al dia amb les vostres obligacions personals durant les vacances. És totalment comprensible si heu perdut els ajustaments, però això no vol dir que no sou responsable de mantenir els vostres llibres correctament.
Mantenir llibres antilliscants o inexactes pot tenir diverses repercussions. Els prestadors o potencials inversors poden ser cautelosos, i amb raó, si troben inexactituds en els seus finançaments. També vol dir que no està treballant amb informació precisa, el que fa que la planificació de la gestió sigui més difícil. Si estàs en un mercat on reclutar empleats ja és un repte, la reputació de la nòmina no ajudarà a la teva causa. Finalment, no calcular els impostos sobre la vostra nòmina pot provocar multes i l'atenció no desitjada de les autoritats fiscals estatals o de l'IRS. Fer els ajustaments requereix una mica de treball de la vostra part, o la part del vostre comprador, però val la pena fer-ho bé.
