Tot i que l'empleat pot estar ansiós per obtenir el seu sou reemplaçat ràpidament, el departament de nòmines necessita equilibrar l'ansietat de l'empleat amb la necessitat de l'empresa de garantir que la reedició es gestioni correctament. Cal que sigui empàtic per al treballador, alhora que garanteix que el xec original no s'hagi cobrat.
Consulteu els detalls del xec perdut al vostre sistema de nòmines. A més del nom del beneficiari, cal que conegui la data, el número i l'import del xec.
Poseu-vos en contacte amb el vostre banc per verificar que no s'ha efectuat el xec.
Sol·liciteu que el vostre banc emeti un pagament d'aturada al xec. Les sol·licituds de cancel·lació anticipada normalment no es fan efectives fins a les 24 hores posteriors a la seva col·locació, però les regles poden variar segons la institució financera. Per tant, és una bona política esperar com a mínim 24 hores abans de substituir el xec per assegurar-vos que el pagament d'aturada sigui correcte.
Espereu 24 hores i comproveu que el pagament de la parada hagi tingut èxit. Si va tenir èxit, seguiu el següent pas.
Provoca una verificació de recanvi a l'empleat. Cal que completeu aquest procés a través del vostre sistema de nòmines per tal que la verificació de reemplaçament es registri i s'inclogui al Form W-2 de l'empleat. El xec de reemplaçament ha de tenir els mateixos guanys, impostos, deduccions i pagaments nets com a verificació original. Si no podeu crear el control de reemplaçament directament al vostre sistema de nòmines, assegureu-vos d'introduir les dades del xec al sistema.
Obteniu les signatures necessàries al xec de reemplaçament. Assegureu-vos d'incloure documentació de suport per a la persona que signa el xec per revisar.
Voleu no fer el xec original al vostre sistema de nòmines. Aquest pas és fonamental per assegurar que els salaris i els impostos no es comptabilitzin dues vegades en la Forma W-2 de l'empleat, Salari anual i declaració d'impostos, i per eliminar el xec de la vostra llista de comprovació pendents.
Entregueu el xec de reemplaçament a l'empleat.
Consells
-
Demana al treballador que signi una declaració jurada que indiqui que el seu xec de sou es perd i està d'acord que si troba el xec no intentarà cobrar-lo. Si teniu la possibilitat d'oferir targetes de dèbit directe o de domiciliació bancària als seus empleats, fomenta la seva participació com a forma de reduir el nombre de problemes de verificació perduda que ha de fer front. Poseu-vos en contacte amb el vostre banc per determinar la seva política per aturar els pagaments. Si el pagament de la parada no ha estat satisfactori, notifiqueu-ho a l'empleat i sol·liciteu una còpia de la cancel·lació de la verificació per determinar qui ho va cobrar. El que feu a continuació dependrà dels fets i circumstàncies que envolten la verificació del xec.
Avís
Alguns serveis de pagament de xecs cobraran un xec on hi ha un pagament d'aturada. Depenent de la legislació estatal, és possible que, a més, es pugui cobrar el pagament en aquest check al servei de cobrament de xecs.
