Un dels aspectes més freqüentment oblidats i valuosos d'un negoci és la salutació de correu de veu. Els enregistraments memorables i professionals tenen un impacte positiu. Feu que la felicitació s'adapti a l'empresa mentre encara afegeix un estil amb certa personalitat llançada a la barreja. Els millors enregistraments sortints tenen la quantitat correcta de sabor sense perdre el toc professional.
Ingredients bàsics
Un correu de veu empresarial ha de tenir diversos ingredients que informen. Incloeu el nom de la persona amb l'extensió marcada, el nom de l'empresa i el departament. Convideu l'autor a deixar un missatge; sovint l'interlocutor no s'adona que ha arribat al correu de veu. Indiqueu als clients quan poden esperar una trucada de nou i, si és possible, ofereixen un contacte alternatiu. Afegiu el lloc web o el correu electrònic de l'empresa. Deixa només un contacte addicional per brevetat, adverteix Christopher Null, escrivint a PC World. Construeix una salutació breu i puntual.
No-Nos
Eviteu utilitzar un telèfon mòbil per gravar la salutació. Es prefereix una línia terrestre per a l'enregistrament de salutació. La qualitat del so simplement no és tan bona en un telèfon mòbil en comparació amb una línia terrestre. Les salutacions professionals no haurien de sonar desigual o cruel. Eviteu salutacions estàndard. Sona automatitzat, impersonal i fred. Assegureu-vos que no es registren sorolls de fons. Una salutació de telèfon mal registrada pot convertir clients i clients lluny. Eviteu "um" i "uhs". Prepara un script abans de gravar perquè flueixi fàcilment.
Salutació general
La salutació general s'utilitza diàriament per a les trucades diàries que es perden mentre el telèfon no està vigilat. Generalment, aquesta salutació es fa servir per a persones que truquen des de fora de l'empresa.
"Has arribat (empresa), on (lema). Això és (nom), la vostra guia a (departament). Malauradament, no puc arribar al telèfon ara mateix, però deixeu-me un missatge amb el vostre nom i el vostre número de telèfon, i rebré la vostra trucada al més aviat possible. O no dubteu a enviar-me un correu electrònic a (adreça de correu electrònic)."
Salutació fora de l'oficina
Els missatges fora de l'oficina s'utilitzen quan algú ha passat de l'oficina durant un període de temps predeterminat. La majoria de serveis de correu de veu permeten que una salutació es reprodueixi durant un temps determinat, de manera que ningú no ha de recordar activar la salutació fora de l'oficina.
"Hola, això és (nom) a (departament). Estic fora de l'oficina fins a (data). Comprovaré els correus de veu durant tot el dia, així que deixeu-me un missatge i rebré la vostra trucada al més aviat possible. Si necessiteu ajuda addicional, podeu contactar (persona de contacte alternativa) a (número de telèfon) o visiteu el nostre lloc web a (URL)."
