Els comptadors han de ser conscients de la diferència entre els actius i les despeses a causa de l'efecte confús que poden tenir els dos en els estats financers d'una empresa. Un comptador que intenti tractar un actiu com a despesa subestimarà la rendibilitat de l'empresa i el patrimoni net total, ja que no se suposa que els actius seran exempts de valor en el període en què es comprin. Si no es tracten correctament els actius i les despeses, es generaran declaracions financeres errònies.
Què és un actiu?
Un actiu és un element que posseeix una empresa. Els actius es divideixen en tres grups bàsics: actius de capital, actius corrents i actius intangibles. Els actius de capital solen ser propietat de llarg termini i inclouen edificis, terrenys, vehicles i equips de fabricació. Els actius actuals són elements que es poden convertir ràpidament en efectiu, com ara efectiu real, comptes per cobrar, inventari i inversions, com ara bons i accions. Els actius intangibles són elements que no es poden tocar físicament, inclosos els fons de comerç, les patents i les marques comercials.
Què és una despesa?
Les despeses són costos relacionats amb l'execució del negoci. Les despeses es dedueixen dels ingressos per determinar la rendibilitat d'una empresa. Normalment, la despesa més gran per a una empresa és el cost de les mercaderies venudes: matèries primeres, mà d'obra directa i altres costos relacionats amb la fabricació o la compra d'un article per a la seva revenda. La depreciació de la propietat, la planta i l'equip també s'haurien de capturar en el cost de les mercaderies venudes. Les despeses administratives abasten totes les despeses relacionades amb l'execució de l'empresa. Aquestes despeses inclouen vendes i despeses generals d'administració, incloent treballs indirectes, impostos i altres costos operatius diversos.
Tractament de la comptabilitat dels actius
Els actius es troben al balanç i són iguals als passius i al patrimoni del propietari. Els elements classificats com a actius s'incrementen amb una entrada de domiciliació al llibre general. El concepte de depreciació de la comptabilitat disminueix el valor d'un actiu al llarg del temps. La depreciació es refereix a la disminució del valor d'un actiu durant un període de temps determinat i que incorren els costos de depreciació periòdicament, generalment mensualment o anualment. Es produeix una entrada de crèdit contra l'actiu quan es produeix el càrrec per depreciació.
Tractament comptable de despeses
Les despeses es troben al compte de resultats. Es registren mitjançant una entrada de domiciliació bancària al llibre general i un crèdit per efectiu o comptes a pagar. Les despeses relacionades amb la producció de productes acabats o l'adquisició de béns per a la seva revenda haurien de registrar-se a un cost del bé comprat generalitzat. Tanmateix, els costos operatius generals s'han d'adreçar al compte de comptes generals administratius adequat.
